Mi sistema de información del entorno no funciona: 19 razones (evidentes) para intentar explicarlo

Mi sistema de información del entorno no funciona: 19 razones (evidentes) para intentar explicarlo

información-del-entornoHace unas semanas, como suele ser habitual,  me reuní  con un cliente que suele encargarnos informes sobre temas relacionados con estados del arte y alguna vigilancia de competidores.

En un momento de la conversación me paro y me confesó que, estaba muy preocupado con la forma en que estaban gestionando la información del entorno, tanto la comercial como la de seguimiento de tecnologías para la producción. Los proveedores, los encuentros con competidores, las conversaciones con los delegados, les estaban llevando al  Consejo de Dirección, a la imposibilidad de disponer de la adecuada orientación, que necesitan para tomar una serie de decisiones cruciales.

[box border=”full”]En un momento determinado me dijo: ¡Estamos muy perdidos, todas las semanas nos despertamos con alguna sorpresa![/box]

Estuvimos  charlando durante un rato sobre sus problemas,  y como siempre, pero esta vez después de hablar con una sinceridad inusual en el,  quedamos en reunirnos para tratar de ayudarle en un tema concreto que le abrumaba, su sistema de información del entorno no funcionaba como el esperaba.

Aquella conversación, a “calzón quitado”, me llevo a darme cuenta de la gran confusión que trasmitimos los que trabajamos con la información del entorno, cuando hablamos de estos temas, al dar por sabidas cosas que por evidentes, nadie pone en práctica.

Por eso he decidido resumir en 19 puntos las posibles explicaciones que pueden estar afectando al funcionamiento de tu sistema de información del entorno haciendo que tengas una experiencia negativa con la vigilancia de información en Internet.

1. NO TE LO TOMAS EN SERIO

Muchas veces pensamos que la información del entorno está disponible para utilizarla cuando la necesitamos. Esto es consecuencia directa  de la abundante cantidad de  información del entorno que existe y de la profusión de contenidos que disponemos, aportadas por nuestros propios equipos, gracias a sus relaciones personales o a Internet.

Cuando necesitamos tomar una decisión, llamamos a nuestra gente, entramos en Internet y …..el “yo creo….” empieza a funcionar con mayor o menor profusión, en función del día de la semana y la hora que hayamos convocado la reunión.

Siempre es lo mismo, solo nos acordamos del “paraguas cuando llueve”. O lo que es lo mismo, “nos ocupamos de buscar la información, solo cuando la necesitamos”, con el riesgo de ser demasiado tarde.

Actuando de esta manera somos MUY negligentes. No disponer de un proceso sistematizado basado en el tratamiento de la información que esta a tu disposición en Internet, es cuando menos, temerario. Tus competidores pueden disponer de el y te van a …..sorprender.

2. NO ACTÚAS CON PROFESIONALIDAD. DEFINE TU PLAN

¿Sabes que supone llevar y mantener un sistema de información del entorno? No te comportes como un aficionado. Define tus problemas críticos (todo no se puede controlar, sobre todo,  cuando además nunca lo has hecho) y céntrate en desarrollar un sistema lo mas automatizado posible y centrado en tus necesidades más urgentes, las estratégicas las abordas después. Busca resultados rápidos para que todo el mundo se comprometa.

De esta forma evitaras perder tiempo, implicaras a tu equipo y podrás saber lo que te cuesta. Muchos fracasan por que no tienen bien definidos los recursos que deben emplear.

3. NO SABES QUE INFORMACIÓN DEL ENTORNO NECESITAS:

¿Andas como un pollo sin cabeza? Si no defines claramente la información del entorno que necesitas saber y no escribes tus problemas (factores) críticos de vigilancia estarás siempre desorientado. Hay que responder a las siguientes preguntas:

  • ¿Qué necesito saber, hoy? Mañana, ya veremos después.
  • ¿Cuáles son las cuestiones más importantes que te tienen “mosquedado”?
  • ¿Quién necesita saber qué información, cuando y porqué?

4. NO RECOGES LA INFORMACIÓN CORRECTA:

Muchos se consumen en un esfuerzo interminable por recoger la información correcta para conocerlo todo. Es lo de siempre, o todo o nada y eso es un error monumental.

[box]Si la información que necesitas te resulta inabordable y te da problemas, es que no has definido bien los primeros pasos y te estas perdiendo.[/box]

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Para evitar esto responde:

  • ¿Por qué es este factor importante? ¿Para qué lo necesito?
  • ¿Qué y cómo mido con este factor?
  • ¿Qué datos necesito, están en el formato adecuado, sino, cual es la mejor forma de obtener los datos?
  • ¿Cuál es el coste y el esfuerzo de recoger los datos para alimentar el factor?

Usa el sentido común aplicando un análisis de coste/beneficio. Sabrás rápidamente sobre qué factores  trabajar y cuales rechazar.

5. NO APLICAS EL MODELO DEL EMBUDO DE INFORMACIÓN

“Monto un sistema de información del entorno, consigo un montón de informaciones, y ya está”.

Este es el principal motivo de fracaso. Lo dejamos todo en piloto automático y ya está. Pues no. Es necesario filtrar los contenidos, revisar las fuentes, introducir o quitar palabras clave, segmentar la información, tratar la información y distribuirla a las personas adecuadas, que ellas también opinen, ¡que se mojen!

[box border=”full”]No me cansaré nunca de decírtelo, si tienes un sistema de vigilancia del entorno implantado en tu organización, tendrás que realizar labores de mantenimiento y revisión continuamente.[/box]

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Aplicar el modelo del embudo de la información es básico.

6. NO SABES DONDE PUEDES OBTENER LA INFORMACIÓN DEL ENTORNO CORRECTA

Tener claro que fuentes de información necesitas para acceder a los datos, es fundamental. Si quieres que tu sistema funcione correctamente, define las fuentes de interés tanto abiertas como cerradas. Ahí es donde debes recuperar la información.

No pierdas el espíritu de aventura y encuentra otras nuevas. Siempre hay fuentes que no conocíamos.

No lo olvides, sin fuentes de calidad no hay buena información. Es una obviedad pero no sabes la cantidad de personas que siguen utilizando fuentes anticuadas o pésimas.

7. NO ERES CONSECUENTE CON LA ESTRATEGIA:

Marcarse unos objetivos claros, precisos y realistas es fundamental. Por eso hay que buscar la información y los datos que vayan en consonancia con los objetivos marcados por la empresa.

No es la primera ni la última vez, que un sistema de información del entorno acaba convirtiéndose en un cajón de sastre (de de-sastre, deberíamos decir) por no mantener un criterio claro y consecuente con lo que nos hemos propuesto.

Trata de salir de la “dictadura” del día a día, mantén un rumbo firme.

8. NO ERES REALISTA: BUSCAS COSAS IMPOSIBLES

Si no mantienes los pies en la tierra es posible que acabes buscando información y datos que no existen.

No busques cosas imposibles de alcanzar.

[box border=”full”]Puede que una información sea imprescindible para tomar una decisión con criterio,  pero a veces esa información simplemente no existe o no está a nuestro alcance.[/box]

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Caso concreto; una empresa dedicada a la producción y venta de huevos de gallina quiere saber cuál es la estructura y composición de los costes operativos de su competencia. Resulta que el gerente no se conforma con datos del registro mercantil y quiere conocer la contabilidad de costes de dicha empresa.
Pide que por favor se consigan estos datos.

Resultado o inventas los datos o te las arreglas para, escudriñar en las basuras de tu competidor  o te  infiltras en su organización para obtenerlos. Pero esto no tiene nada que ver con nosotros.

9. NO TIENES CAPACIDAD DE ANÁLISIS

El objetivo fundamental de un Sistema de información del entorno es que te permita extraer las reflexiones claves de los datos y plasmarlos de forma sencilla y simple para la dirección. Si tu sistema no lo consigue,  deséchalo.

No te voy a engañar, esto es lo más difícil que existe en esta disciplina. Tan importante es disponer de una buena materia prima,  como la capacidad que tengas de relacionarla, con recetas que le saquen el mayor provecho. Es como saber “cocinar”.

Hay que mejorar la capacidad de análisis. No es sencillo, yo también estoy en ello. Apóyate en:

  • Software de análisis de datos, representación gráfica  etc…
  • Equipos preparados
  • Y…dominar formatos claros de presentación de información en Word Excel PPT´s etc…

10. NO ATIENDES EL INTERÉS DEL CLIENTE INTERNO

¿Estás olvidando que todo sistema de información del entorno tiene un cliente? Este cliente es el cliente interno, son los usuarios de la organización para los que es útil este sistema y la información que les proporciona.

Escucha su opinión, habla con ellos. Tener reuniones de vez en cuando y comprobar que informaciones son las más consultadas, permite aumentar la satisfacción del sistema. Hacer lo contrario te llevara a ponerte a todo el mundo en contra.

11. NO SABES INTERPRETAR LAS SEÑALES DEL MERCADO

Tú no tienes que decidir qué producto desarrollar o qué servicio lanzar o a qué cliente acercarte. Sólo tienes que escuchar el feedback del mercado e interpretar las señales que te llegan.

Casi nada, ¿verdad? Esta parte es muy subjetiva y delicada. Trata de:

  • Crear un equipo de trabajo sobre interpretación de señales
  • Conoce la opinión de cada miembro del equipo. Ojo, diferencia los colaboradores leales (los que tienen opiniones diferentes) de los “pelotas”, nunca te dirán que te has equivocado.
  • Revisa las evidencias y habla con los analistas

Distintas personas, misma información, diferentes interpretaciones… ayudan muchísimo a clarificar un problema y verlo desde distintos puntos de vista.

12. NO TIENES EN CUENTA LAS REDES SOCIALES

“Las redes sociales son una pérdida de tiempo y dinero, paso de ellas. Ya tengo suficientes fuentes de información y datos. No quiero hacer más grande el problema.”

Cuidado, puede que te dejes muchísima información útil. Sobre todo de tu competencia y potenciales clientes.

Pasar de las redes sociales es RENUNCIAR A MILES DE OPORTUNIDADES,   una autentica mina de oro, pero entiendo que no tengas tiempo para ello…

Estoy contigo, yo también pienso que hacerlo es una burrada, sobre todo sin la ayuda del software adecuado (Pregúntanos por nuestro servicio de ESCUCHA ACTIVA, o vigilancia en redes sociales)

13. NO TE CENTRAS EN LOS TEMAS PRIORITARIOS:

Hay muchas cosas que hacer.

[box border=”full”]Lo importante es el análisis así que automatiza todo lo demás.[/box]

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No lo he dicho, pero es imprescindible que la captura, recopilación y clasificación de datos e informaciones sea automática. No podemos perder tiempo, simplemente no lo tenemos.

El tiempo hay que dedicarlo a establecer relaciones entre los datos y extraer conclusiones relevantes de los datos que obtenemos, aquí pocas máquinas te podrán ayudar.

14. NO TE PREOCUPAS POR FORMARTE CONSTANTEMENTE

Este es un sector donde las cosas evolucionan muy rápido. Estar al día y formarse debe estar en tu ADN y convertirse en un proceso diario y cotidiano.

Cada día aparecen nuevas y mejores fuentes o herramientas. Hace cinco años no teníamos redes sociales, hace siete apenas se utilizaba el RSS, hace quince no había Google. Cada día hay mejores herramientas o aparecen información donde antes no la había.

Tener las habilidades apropiadas siempre es una garantía.

15. NO SABES FILTRAR EL RUIDO DE LO QUE REALMENTE TIENE VALOR

Separar lo relevante de lo que no lo es, es una tarea vital. La manera más eficiente para esta labor es contar con un “curador de contenidos”, documentalista o analista de información del entorno.

Las máquinas pueden ayudarte hasta completar un 80% de la tarea pero es imprescindible que la persona que filtre el contenido tenga conocimientos sobre las informaciones que tiene que filtrar. Esto es difícil, pero realmente importante.

Hazte con un buen técnico,  con capacidad de asimilar nuevos conocimientos. Piensa que esta persona puede estar ya en tu organización.

16. NUNCA PASAS A LA ACCIÓN… PARÁLISIS POR ANÁLISIS

Estas tan obsesionado por entender los datos, les das vueltas y más vueltas una y otra vez. Los vuelves a revisar y vuelves a por más datos.

Buscas todas las respuestas antes de tomar una decisión. Lo siento pero la vida siempre supone un mínimo de riesgo e incertidumbre. De hecho vivimos en la incertidumbre. Podemos valorar riesgos y establecer probabilidades, pero nunca tendremos la certeza de que un suceso vaya a producirse o no.

[box border=”full”]Por muchos datos que analicemos el futuro siempre nos sorprenderá. Lo importante es que lo haga el menor número de veces.[/box]

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Así que analiza pero, ojo, no te vayan a pillar REFLEXIONANDO.

17. NO SELECCIONAS LAS SOLUCIONES TECNOLÓGICAS ADECUADAS PARA TI

Equivocarse en la elección de la solución adecuada, suponen empezar en una clara posición de desventaja. Te lo digo por experiencia. He utilizado distintas plataformas y he tenido que cambiar porque o eran muy complejas, o eran muy limitadas y no servían para lo que buscaba, siempre se quedaban cortas.

Comienza siempre teniendo en cuenta tus necesidades, infórmate sobre las distintas alternativas en el mercado y trata de tomar la decisión más rentable para ti. Ya sabes eso del ”mira, compara y si encuentras algo mejor, cómpralo”

18. NO QUIERES INVERTIR NI UN DURO

Es otro de los problemas. ¿Por qué voy a gastar nada si puedo utilizar soluciones gratuitas? No te confundas, gratis no es lo mismo que sin costo. Cuando hagas una inversión, anótalo todo, lo que pago, el tiempo que pierdo, y tu tranquilidad para escalar tus soluciones.

19. NO BUSCAR EL APOYO DE UN EXPERTO

Es un hecho que la especialización es la clave para el éxito. Es muy importante tener claro que tu objetivo es vender tus productos y servicios. No quieres ser un especialista en vigilancia. No trates de hacerlo todo tu solo.

Por eso apoyarse en el conocimiento de un tercero es una buena forma de sacar el máximo partido a tu sistema de vigilancia en Internet.

[box border=”full”]Huye de las soluciones fantásticas y de las promesas exageradas.[/box]

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Busca alguien con quien congenies y te de confianza. Lo mejor es apostar por alguien que pueda guiarte por todos los pasos y te vaya dando los resultados que buscas al ritmo que te has marcado.

A MODO DE RESUMEN

Si lanzas un proyecto para implementar un sistema de información del entorno en Internet procura evitar estos fallos que hemos listado. Se consciente de cuáles son tus necesidades y en función de ellas establece tus prioridades (factores críticos). Presta atención, escucha al cliente interno, elige la tecnología correcta y céntrate en realizar análisis que aporten profundas reflexiones estratégicas.

Es muy importante tomar decisiones con buena información y disponer de un sistema que te lance alertas del entrono. De ello depende no solo la supervivencia de tu negocio sino también el bienestar de tu vida.  ¡Deja de ir detrás de la información, haz que ella venga a ti cuando la necesites! Es nuestro “mantra”

Si te han gustado estos 19 puntos compártelos con tus amigos en las redes sociales y en Internet  ¡Muchas gracias!!!

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