Hasta hace bien poco los sistemas de información eran de uso exclusivo para empresas y organizaciones de cierto tamaño y bolsillo profundo.
Como resultado, sólo aquellas compañías que podían permitirse mantener un equipo de IT y una arquitectura de hardware y software poderosa, eran capaces de rentabilizar inversiones en sistemas de información y aprovecharlos para su ventaja.
Ahora todo esto ha cambiado.
Las aplicaciones han avanzado hasta un punto en que casi cualquier organización puede beneficiarse de algún tipo de sistema de informacion sino de todos al mismo tiempo.
Ya no es extraño encontrar sistemas como un CRM, un ERP, en una PYME,
Por no hablar de un helpdesk, Sistemas de inteligencia, HRM o simplemente un CMS integrado con alguna solución de email marketing.
Las pequeñas empresas utilizan el mismo tipo de herramientas que las grandes.
Pero esta igualdad en el terreno de juego no significa que las empresas estén sacando todo el provecho de sus sistemas de información.
6 claves para maximizar el valor de tus sistemas de información
Por lo tanto, ¿qué es lo que hace que tú puedas sacar máximo provecho de estas soluciones?
Para en definitiva:
- mejorar tu toma de decisiones
- mejorar la satisfacción del cliente
- mejorar los resultados
Hoy voy a responder a esta pregunta y darte algunas claves para aprovechar al máximo estas aplicaciones:
1.- Deja que los sistemas de información estén disponibles en toda la organización
¿Dónde empleas tus principales sistemas de información?
¿Están disponibles sólo para la dirección, un departamento concreto o están abiertos al uso de todos los empleados?
Este es un problema que veo a menudo en las organizaciones. ¿Quién debe tener acceso a los sistemas de información?
Es un hecho que las organizaciones donde la información es accesible y circula con fluidez son capaces de maximizar los beneficios que aportan los sistemas de información.
Lo bueno de todos estos sistemas (CRM, ERP, SCM, HRM etc…) es que pueden ayudar en gran medida al funcionamiento de cada departamento alineando objetivos.
Para ello se trata de facilitar el acceso a cada usuario otorgando permisos o niveles diferentes a cada perfil de persona.
2.- Permite el autoservicio
Que un responsable de cuenta pueda acceder al módulo de facturación para incluir los datos fiscales de un cliente es fundamental.
O que un empleado de marketing tenga acceso directo a las estadísticas de comportamiento de los usuarios en tu web es de cajón.
Y aquí ya no hablamos sólo de accesos sino también de wikis de conocimiento para el uso de los propios sistemas, procedimientos etc… A imagen y semejanza de los helpdesks que usan las empresas para atender el 80% de las incidencias con sus clientes.
Ni te imaginas, o tal vez si, lo frustrarte que es que cada persona en tu empresa se dedique a lanzar peticiones a otros departamentos y esperar la respuesta.
La intervención de un tercero siempre genera cuellos de botella, tiempos de espera y nerviosismo.
3.- Facilita un acceso multi dispositivo
Si quieres maximizar el valor de tus sistemas de información es esencial que puedas acceder a ellos desde tu móvil, tu tablet o portátil estando fuera o dentro de la empresa.
La portabilidad y acceso es algo esencial en el mundo de hoy.
Vale que esto supone un reto de seguridad. Pero debes prepararte.
Según algunos estudios los sistemas de información accesibles desde distintos dispositivos facilitan que la información fluya entre empleados cerca de un 60% más.
4.- Automatiza al máximo los procesos
Los sistemas de información sólo son tan buenos como los datos que contienen, la fluidez que facilitan y la sencillez de uso.
En cuanto a los dos primeros puntos es imprescindible automatizar las tareas al máximo para evitar errores humanos en la transcripción de información.
El tercero depende de las soluciones que tengas integradas.
Es muy normal que en tu empresa haya procesos manuales.
He conocido muchas situaciones donde un empleado dedica la mitad de su tiempo o más en extraer datos de una hoja Excel para preparar un informe.
El problema de hacer esto así es que suele dar lugar a errores.
Para obtener lo mejor de tus sistemas de información es imprescindible detectar aquellas tareas de corta-pega que bien podrían automatizarse. Esto no sólo te ahorra tiempo sino que reducirá errores en tus datos.
A nadie le gusta tomar decisiones con información equivocada.
5.- Decide cuál es el sistema de información crítico
En función de tus objetivos es importante que tengas claro cual de tus sistemas de información es crítico para el buen funcionamiento de tu negocio.
¿Es el ERP o tu SCM o tal vez el CRM?
Yo no lo sé. Pero tú si debes saberlo. Sobre todo para hacerlo visible, accesible y extensible al resto de tu empresa.
6.- Facilita la colaboración
Si de verdad quieres exprimir el valor de tus sistemas de información debes asegurarte que los usuarios pueden compartir fácilmente la información.
Por ejemplo incorporar una red social corporativa en tu Kit de herramientas hace que el conjunto del sistema se humanice.
Y créeme el componente humano es esencial en estas cosas.
Si nadie ve el valor que aportan, tus sistemas de información rápidamente languidecerán en la tu empresa.
De nada sirve tener un estupendo sistema de vigilancia tecnológica si la información y los datos que te aporta, no se distribuyen a lo largo y ancho de la organización.
Si en definitiva los usuarios no lo usan.
Incorporar ese componente humano es esencial. Por eso no te olvides de facilitar nunca la colaboración para aumentar de forma considerable el valor de tus sistemas de información.
Photo credit: Rooners Toy Photography via Foter.com / CC BY-NC-ND