La sobrecarga de información en la empresa es un problema creciente al que la mayoría de los directivos no presta la suficiente atención por el momento.
A pesar de esto, no deja de crecer la necesidad por conseguir la información correcta para las personas que tienen un interés y tareas muy especificas en la organización. Algo ciertamente relevante en todas las empresas con un importante porcentaje de trabajadores del conocimiento.
Es aceptado por todos que hacer uso de la información correcta, supone una gran ventaja pero sin embargo disponer de un proceso que nos permita hacer un uso correcto de la información a todas luces, no parece merecer la pena o por lo menos no es fácil contabilizarlo como una prioridad.
Esta actitud, nos inhabilita como empresas para hacer y proponer una gestión de la información y del conocimiento que impulse nuestro proyecto, no hacia cotas más elevadas sino a servir mejor a una mayor base de clientes.
Mi pregunta entonces es ¿cómo puede ser que aumente nuestra necesidad de conseguir la información correcta por un lado pero por otro no hagamos nada para disponer de esta información?
La respuesta creo que tiene que ver con como afrontamos el problema de la sobrecarga de información en la empresa: la técnica del avestruz
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La técnica del avestruz o la mejor forma de lidiar con el problema de la sobrecarga de información en la empresa
Esta técnica del avestruz, consiste como habrás adivinado en… ignorar el problema. Si no acepto que tengo un problema de gestión de la información básicamente, no habrá problema que debamos gestionar y solucionar.
La gran pega de esta actitud es que la realidad se nos impondrá y acabaremos frenando básicamente nuestra capacidad para:
- Adaptarnos a los cambios en el entorno competitivo
- Innovar de una forma eficiente
- Crear rutinas organizativas productivas
- Desarrollar el conocimiento en todos los niveles de la organización
- Y por supuesto sobrevivir como empresa
Si somos conscientes de a que renunciamos, tal vez sea más difícil ignorar que tenemos un problema de sobrecarga de información en la empresa y que debemos gestionarlo, antes incluso de plantearnos cosas tan avanzadas como ser una empresa con cultura innovadora o incluso una empresa del conocimiento.
Entonces… ¿que propones para solucionar la sobrecarga de información en la empresa sin que sea un trauma?
Los buscadores de Internet usan sofisticados algoritmos para encontrar volúmenes enormes de información en el que nos ahogamos. Lo peor de esto es que muy poca de esta información esta directamente relacionada con los intereses del usuario.
Y es que las personas no somos tan predecibles. Un algoritmo por muy bueno que sea no es suficiente para devolverte la información que quieres solo con unas pocas palabras claves.
Por eso la actitud de ignorar el problema de la sobrecarga de información en la empresa es muy lógica. Porque genera dos sensaciones difíciles de superar:
- Angustia ante una avalancha de información que no podemos asimilar
- Sentimiento de absoluta perdida de tiempo ante tantos resultados
Para obtener una mejor respuesta en un entorno de sobrecarga de información en la empresa la solución pasa por juntar procedimientos, personas y máquinas:
Procedimientos para aprovechar la sobrecarga de información en la empresa a nuestro favor:
Al igual que en el Aikido, un arte marcial donde se trata de aprovechar la fuerza del contrario para derribarlo, los procedimientos para tratar la información nos permiten aprovechar la fuerza del exceso de información para alimentar con esta a nuestra mejor fuente de ventajas competitivas.
Al menos 5 puntos deben dejar claros estos procedimientos para tratar la información externa:
- Definir que información queremos saber
- Elegir que sistema vamos a utilizar para automatizar la captura de información
- Establecer los criterios de selección de información
- Analizar la información seleccionada
- Compartir la información correcta con las personas correctas
Los procedimientos se configuran así como una guía en la que definiremos como recuperar, tratar y aprovechar la información externa de valor en la organización que servirán después de pegamento entre las personas y las máquinas que empleemos.
Personas para entender e interpretar la información:
Las personas son imprescindibles para dar sentido a la información que se recupera. Son las que aportan criterio y contexto para discriminar el buen contenido del malo.
Aquí es relevante mencionar la figura del curador de contenidos o documentalista. Esta es la única forma de garantizar que la sobrecarga de información en la empresa sea historia, ya que el curador de contenido aporta:
- Criterio para separar y filtrar la información aportada por las máquinas
- Una cecta actualización y mantenimiento de las mismas máquinas
Máquinas para multiplicar la productividad y la eficiencia
Que duda cabe que sin los sistemas apropiados, combatir el exceso de información seria imposible. Las máquinas o mejor dicho sistemas y herramientas, son en este punto tan necesarias como las personas y junto con las personas y los procedimientos permiten hacer frente a la sobrecarga de información en las empresas.
Afortunadamente existen soluciones diversas que pueden adoptarse para gestionar la información externa como:
- Los agregadores de canales RSS,
- Las herramientas de curación de contenidos
- Las plataformas de inteligencia competitiva
La dificultad surge a la hora de elegir la solución más adecuada. Para ello te recomiendo leer esta entrada sobre los tipos de herramientas para gestionar la información en Internet.
Recapitulando sobre la sobrecarga de información en la empresa al menos 3 ideas nos deben quedar claras:
- Las personas nos aportaran juicio de valor real para interpretar la información utilizando la intuición y el sentido común para determinar el valor de la información
- Las máquinas nos aportaran rapidez, eficiencia y automatización ayudándonos a sortear el creciente torrente de datos
- Y los procedimientos nos aportaran consistencia e integración entre la máquina y personas asegurando la calidad de todo el proceso.
Espero que teniendo estas 3 ideas presentes puedas considerar hacer frente al exceso de información en tu organización y aprovecharte de ella.