11 razones para usar un programa CRM en tu organización

No importa si trabajas en una empresa grande o una PYME unipersonal. Existen un montón de razones para integrar un programa CRM en tu empresa u organización si de verdad buscas mejorar en tu día a día, construir una firma más inteligente y sobre todo aportar mucho más a tus clientes.

Las típicas excusas de:

1. un CRM es demasiado caro
2. o es demasiado complejo para mi

Ya no son validas. Son pasado. Y lo digo convencido de ello y porque ya he probado durante años soluciones CRM nefastas. Con sistemas como pipedrive o SumaCRM, sobre todo con este último cuya curva de aprendizaje y coste son bajisimos, la gestión de tus clientes y la relación con ellos se simplifica al máximo.

Lo cual, supone una mayor agilidad para ti y tu equipo y una mejor experiencia percibida para el usuario de sus interacciones contigo.

Por qué necesitas un programa CRM según los datos.

En función de mi propia experiencia y algunos estudios con el uso de un programa CRM puedes experimentar:

1. un aumento en tus ventas de hasta un 30%
2. y una mejora de la productividad de tu equipo de ventas hasta un 50%

Aun así el principal motivo para usar un programa CRM esta en mejorar la experiencia de usuario en última instancia y este es el principal objetivo para el que estan diseñados. Para mejorar la gestión de las relaciones con tus clientes.

Dicho esto existen además otras razones para considerar el uso de un software CRM y ahora vamos a ver cuales son.

Razones para usar un programa CRM

Para mi las mejores razones para usar un CRM en tu empresa son: el aumento de ventas, la mejora de la productividad y una atención al cliente cercana.

Pero no sería justo ceñirme sólo a estas tres. Además un CRM de calidad aporta hasta 11 beneficios extra:

1.- Organización

Disponer de toda la información comercial centralizada en un único lugar es  imprescindible para poder aspirar a llevar una correcta gestión de los clientes y del equipo comercial. Un buen CRM te aporta visión y capacidad de gestion inmediata. Por eso es necesario exigir que tu plataforma CRM integre contactos, emails, tareas, negociaciones, calendarios etc…  pero que te permita acceder a toda la información en su conjunto desde cualquier parte del mundo, te ayudará a estar mucho mas organizado y tomar mejores decisiones.

2.- tu memoria no es perfecta

¿De verdad confías tanto en tu memoria que quieres limitar tu negocio a lo que puedes recordar en tu cabeza? Estoy seguro que no. Ni la persona más inteligente y con memoria fotográfica del mundo es capaz de recordar todo. Un programa CRM te ayuda a refrescar las conversaciones con tus clientes

3.- Evitar el problema del teléfono roto

Si estas familiarizado con el problema del teléfono roto, sabes que es algo que ocurre en todas las organizaciones. A mi me ha pasado, lo he sufrido y padecido. Con un CRM bien estructurado este problema pasa a mejor vida.

Aquí tienes un vídeo ejemplo de cómo solucionar este problema con un CRM:

4.- Mejor comunicación con tu equipo

Es una tontería pero al disponer de un espacio centralizado abierto a todos los miembros de tu equipo y supervisado por un administrador, la información fluye y dejamos de tener los típicos problemas generados por la falta de información, tan comunes de la gestión por silos.

5.- Acceso a un historial de conversaciones

El CRM actúa como un archivo de registro con el historial de todas las conversaciones e interacciones que han tenido lugar con un cliente dándote una visión única de su evolución y estado a dia de hoy con tu empresa. Esto facilita enormemente la gestión de cuentas. Puesto que cualquier persona de ventas o marketing es capaz de saber en un momento con quien habla, cuales son las inquietudes del cliente y en que momento del proceso de compara se encuentra tu cliente.

6.- Los buzones de correo están descentralizados

Hasta encontrar un programa CRM adecuado para mi, me he pasado muchos años convenciéndome de que el correo electrónico era la mejor solución para estar al día con mis clientes. Gracias al outlook podía filtrar, buscar y leer los emails asociados con un cliente. Esto esta muy bien cuando tu inbox no es muy extenso y no recibes un gran número de correos. Pero conforme pasa el tiempo el correo electrónico deja de ser una solución práctica. Sobre todo cuando sois mas personas en tu equipo y es imposible poner en copia a todos los implicados y sois varios los que habláis con un cliente. Cuantas veces he tenido que pedir que me reenvíen una propuesta o preguntar si una factura o presupuesto había sido enviado. Incontables veces. Con un CRM esto no pasa porque todo queda ubicado y centralizado en un mismo lugar.

7.- Necesitas métricas

Siempre lo digo, obtener datos es complejo y mas si son de tus clientes. Un sistema CRM es una excelente fuente de datos sobre tus clientes y sobre la forma de trabajar de tu equipo comercial. Emplear tu CRM para contestar tus preguntas sobre:

• cuantos proyectos vamos ha cerrar este mes,
• cual es el volumen de facturación de cada comercial,
• que producto o servicio estamos vendiendo mas,
• cual es mi tasa de conversión o de retención,
• cual es el tiempo medio para cerrar un acuerdo
• quien es el vendedor mas exitoso
• etc…

Es una excelente forma de hacer mediciones objetivas, proyectar ventas con precisión y sacar partido a los datos diarios de tu negocio.

8.- Mayor posibilidad de captar clientes

Un programa CRM te permite gestionar mejor la información y estar atento a aquellos contactos que pueden estar preparados para hacer una compra si se les presenta los incentivos adecuados. Mira el ejemplo del vídeo sobre como realizar un seguimiento con SumaCRM.

Segundo vídeo: seguimiento con oferta

Es una tontería de ejemplo.

Pero he estado en esta situación muchas veces y he perdido ventas por no tomar estas decisiones de forma inmediata en la mayoría de estas situaciones.

9.- Mayor posibilidad de retener clientes

Al disponer de un lugar centralizado para cada cliente con cada interacción irás conociendo mejor sus motivaciones de compra, sus problemas y necesidades. De tal forma que cuando tengas novedades interesantes, no necesariamente sobre tu empresa sino sobre un tema de su interés, podrás ir primero a contárselo o a ofrecerle una promoción especial para incrementar sus compras o mejorar su relación contigo.

10.- Mejorar la atención al cliente

Disponer de una base de datos con todas las interacciones e incidencias de tus clientes no solo te permite responder mejor a los clientes y resolver sus dudas cuando estos te llaman. Además puedes tomar la iniciativa con  campañas de email marketing segmentadas. Imagina por un momento que varias de tus clientes tienen una problemática similar y vais desde tu empresa a organizar un seminario para hablar del tema. Enviar una invitación personalizada a cada uno de tus contactos interesados podría resultar tedioso. Con un programa CRM esto seria pan comido.

11.- Control total de la gestion comercial

Evitar perdidas de tus datos, proyectar ventas con más precisión, hacer seguimiento de tareas y negociaciones, automatizar alertas, identificar oportunidades entre tus clientes y saber en que cuentas esta trabajando cada miembro de tu equipo, te da una visión completa de lo que esta ocurriendo en tu organización día a día, semana a semana y mes a mes.

Eso te aporta un programa CRM. No solo una plataforma desde donde gestionar las relaciones con tus clientes sino también para evaluar el desempeño de tus equipos comerciales.

En conclusión: un programa CRM te ayuda a ser mejor jefe

¿De verdad quieres seguir dirigiendo tu negocio a golpe de memoria o de lo que llevas en tu cabeza? En mi experiencia el uso de un programa CRM de calidad puede aportarte beneficios claros.  En esta ocasión he listado hasta 11 pero estoy seguro de que pueden ser muchos más.

Aun así, lo realmente importante de integrar un programa CRM en tu empresa es que facilita tu trabajo al:

1. darte un control total de la gestion comercial aumentando la confianza en tu equipo
2. aportándote datos y métricas sobre las que tomar decisiones
3. mejorar la productividad de todo tu equipo de ventas

La hoja de excel y el correo electrónico esta muy bien si trabajas con 50 contactos pero muy pocos negocios se mantienen a flote con tan pocos clientes.

Gestionar clientes con un CRM te permite estar más tranquilo, generar más oportunidades y seguir los procesos correctamente.

Si después de esta entrada te he despertado el gusanillo por conocer a fondo estos programas, no dudes en probar gratis SumaCRM. El mejor CRM que he probado hasta la fecha y que me ha devuelto la esperanza en la gestión de clientes con estos softwares. 

Photo credit: plantronicsgermany via Foter.com / CC BY-ND