Siempre he insistido en la importancia que tiene para tu negocio saber en todo momento qué es lo que esta ocurriendo para tomar las decisiones adecuadas en el momento correcto.
Un cuadro de mando es precisamente la herramienta que necesitas para hacer esto.
Además, te diré que toda organización que aspire a ser una empresa inteligente, tarde o temprano debe construir su cuadro de mando o dashboard, donde rápidamente agrupar y visualizar los datos e informaciones que les permitan conocer lo que ocurre en su entrono y con su negocio.
Es posible que ahora mismo te estés preguntando qué es un cuadro de mando y por qué es importante para tu negocio. Así que voy a tratar de responderte.
Contenidos
¿Qué es un cuadro de mando?
Voy a tratar de definir qué es un cuadro de mando con mis propias palabras. A ver si lo consigo:
Un cuadro de mando es una herramienta que te permite conocer en un golpe de vista la situación global de tu negocio o de una parte de tu negocio para un momento dado.
Para que esto sea así un cuadro de mando suele estar configurado por KPIs o indicadores clave de rendimiento acompañados de una representación gráfica.
Lo ideal es que este cuadro de mando agregue la información de forma automática y que este permanentemente actualizado. Se trata de tener una herramienta que facilite tomar decisiones e identificar rápidamente puntos de cambio en tu negocio.
Y para eso es necesario que la información este al día.
Los orígenes del cuadro de mando han estado siempre relacionados con una perspectiva financiera e interna de la empresa. Hasta la llegada del cuadro de mando integral que va más allá. A pesar de ser una herramienta de gestión pensada inicialmente para organizaciones grandes, la llegada de la digitalización esta permitiendo su extensión a autónomos y empresas más pequeñas.
Así que no tienes excusas para tener uno.
Por dónde empiezo a crear un cuadro de mando
Siendo prácticos lo primero que debes tener claro para crear tu cuadro de mando es: definir qué necesitas medir para gestionar tu negocio. Así que para crear tu cuadro de mando:
- Debes definir tus KPI´s y tener claro cómo los vas a actualizar
- Debes elegir y configurar la herramienta donde vas a visualizar tu cuadro de mando.
1# Definición de KPI´s o indicadores clave de rendimiento
La definición de tus indicadores de rendimiento depende claramente de tus objetivos y área de actividad. Eso es algo que queda totalmente en tu mano y tus circunstancias.
No es lo mismo dirigir un e-commerce donde tendrás que tener especial cuidado con las existencias y temas logísticos que una empresa de servicios jurídicos donde uno de los KPI´s más relevantes puede ser en nº de sentencias favorables vs desfavorables.
Tratar de ayudarte a definir los KPI´s de tu negocio no es posible en tan pocas líneas y además requiere un amplio conocimiento sobre el tema.
Para no dejarte huérfano en esta tarea te recomiendo las siguientes lecturas:
- Los 75 indicadores de rendimiento que todo director necesita saber (en Inglés)
- 47 indicadores clave de rendimiento digitales
- KPI´s para el análisis de la competencia
Prometo preparar entradas al respecto. Pero de momento te tendrás que conformar con esto.
2# Herramientas para la creación de un cuadro de mando empresarial
Con respecto a la segunda tarea, construir tu cuadro mando, existen muchísimas soluciones. Las suficientes como para volverte loco.
Lo único que puedo hacer al respecto es facilitarte una lista porque todavía no he probado ninguna. Siempre he estado más vinculado a un Excel para este propósito.
Aun así he seleccionado este pequeño listado de herramientas para crear tu cuadro de mando:
- Qlik.com: es una aplicación de autoservicio para la visualización de datos. Permite integrar datos desde distintos formatos y aplicaciones. Es un solución escalable y potente pero su integración no parece sencilla.
- Cyfe.com: dispone de un montón de widgets que te permiten integrar en tu cuadro de mando un montón de servicios. Desde Google Adwords, Adsense, Salesforce, mailchimp etc… lo que facilita la creación e integración del cuadro de mando en tu empresa.
- Caspio.com: tiene una funcionalidad para crear tus propios cuadros de mando y visualizar datos de tu negocio
- Zoho.com/reports: es un servicio online que permite analizar y visualizar de forma sencilla los datos de tu negocio. Puedes empezar por usar alguno de sus planes gratuitos.
- Siense.com: sirve para analizar y visualizar grandes cantidades de datos en un cuadro de mando
Esta es tan solo una pequeña muestra de todas las herramientas que existen para crear cuadros de mando.
Si no te gusta esta selección, puedes hacer como yo y realizar una simple búsqueda en Google con la palabra «Dashboard». Encontraras múltiples resultados y aplicaciones. Para que te hagas una idea, es tal la avalancha de herramientas para crear cuadros de mando, que existe una empresa especializada únicamente en asesorarte sobre el software que mejor se adapta a tus necesidades.
En mi caso, de todas estas herramientas tengo la intención de probar a fondo Cyfe.com y contar en un futuro próximo mi experiencia con esta herramienta.
A priori, también me ha llamado mucho la atención Qlik.com. Sin embargo es una herramienta requiere más recursos a la hora de integrarla y de momento no voy a profundizar en ella.
Puedes esperar a que publique entradas sobre ambas o probarlas tu mismo y sacar tus propias conclusiones.
Qué te aporta un cuadro de mando empresarial
Finalmente para terminar me gustaría recordarte para que sirve un cuadro de mando de tu empresa.
El cuadro de mando de tu empresa te sirve para optimizar el proceso de toma de decisiones tanto estratégicas como de ámbitos más tácticos como:
- Producción,
- Calidad
- Logística
- Y sobre todo marketing y ventas.
Los indicadores que forman el cuadro de mando te servirán para evaluar rápidamente tu gestión, compararte con tus competidores, detectar amenazas u oportunidades, y saber dónde puede existir un problema o incidencia sobre el que debes actuar.
Al final, al igual que un coche al que se le enciende el piloto de falta de combustible, un cuadro de mando empresarial te indicará incidencias como una caída de las conversiones o un aumento del tráfico procedente de Google. Así como cambios en la composición de tus ventas etc…
Esto te permite hacer una gestión pegada al «campo de juego» y actuar en consecuencia.
Así es como las empresas inteligentes gestionan parte de su día a día.
Espero que con esta entrada te haya quedado claro qué es un cuadro de mando y qué ventajas puede ofrecerte este tipo de herramientas.