Los 5 pilares esenciales para gestionar la información externa

Los 5 pilares esenciales para gestionar la información externa

información externaLa información externa de valor es la materia prima de las empresas del presente y futuro. Cualquier empresario o directivo que aspire a que su organización sobreviva en la economía del cocimiento, no tendrá más remedio que enfrentarse tarde o temprano a un cuestión clave.

Como recuperar, tratar y aprovechar la información externa de valor que se acumula escondida entre el océano de datos.

Este asunto, no es fácil y no pretendo resolverlo de un plumazo en esta entrada. Seria faltar a la verdad. Para hacer frente al volumen ingente de datos  e informaciones externos a una organización, hace falta muchos elementos combinados que implican tanto a herramientas, personas, como conocimientos que no se adquieren de la noche a la mañana.

Dicho esto si es cierto que existen unos principios universales para ayudarnos a resolver este problema:

  1. Tener claro la información que estamos buscando. Definir los temas de interés para nuestra organización
  2. Automatizar la recuperación de la información externa procedente de las fuentes de información
  3. Seleccionar solo pepitas de oro informativas
  4. Transformar los datos e informaciones externas en conocimiento
  5. Compartir la nueva información con las personas adecuadas para crear ventajas competitivas

Pilar #-1: Tener claro la información que necesitamos saber

Claramente este principio puede reducirse a una pregunta: ¿EL QUE? El que necesitamos saber.

El que o los que´s de la empresa son esenciales para ser precisos y orientar nuestras búsquedas. Esta claro que saber lo que queremos o necesitamos saber es la mitad del camino.

[box border="full"]¿Podría decirme, por favor, que camino debo tomar a partir de aquí?-Eso depende de a donde quieras ir, respondió el gato. No me preocupa mucho el donde, dijo Alicia. Entonces no importa mucho a donde vayas, dijo el gato.[/box]

Esta famosa cita de Lewis Carol autor de Alicia en el país de las maravillas ilustra perfectamente el punto de este primer principio.

Lo primero es tener muy claro que necesitamos saber en los distintos niveles de la empresa y luego ya veremos si es posible.

Pilar #-2: Automatizar la recuperación de la información externa

Si no tenemos información sobre lo que queremos saber es evidente que tendremos que salir a buscarla. Lo normal aquí es que la información externa de nuestro interés provenga de unas fuentes determinadas.  Lo ideal es realizar dos tareas:

  1. Recopilar en una lista todas la fuentes de información a consultar
  2. Automatizar el proceso de búsqueda, extracción y recuperación de la información.

No tiene sentido hacer a mano lo que puede y debe hacerse por una máquina. Uno de los principales problemas para obtener la información que queremos, es no ser capaz de realizar el proceso de forma automática con una máquina o robot.

Así que queda claro: automatiza todas tus búsquedas repetidas y ahorra un montón de tiempo. Para ello te puedes servir de:

  • Agregadores de canales RSS
  • Aplicaciones de cuaración de contenido
  • Plataformas de vigilancia e inteligencia competitiva

Puntualmente sera necesario realizar búsquedas manuales de información. Pero lo lógico es que accedamos y repitamos la mismas búsquedas una y otra vez de forma automática 365, 24, 7  dado que los temas de interés no varían.

Pilar #-3: Seleccionar solo “las pepitas de oro informativas”:

Este principio es corazón de la gestión de la información externa. Siempre es necesario filtrar y separar el grano de la paja. La información sin valor debe ser desechada. Esto puede hacerse de tres formas:

  • Manualmente
  • Automáticamente
  • Ambas

Pilar #-4: Transformar los datos e información externa en conocimiento

La información extraída debe ser siempre analizada y formateada para crear autenticas reflexiones informativas de valor.

[box border="full"]Es importante hacer hablar a los datos. Su análisis y tratamiento nos descubren un montón de aspectos que no se habían tenido en cuenta.[/box]

Es aquí donde se inicia el camino hacia la diferenciación y las ventajas competitivas.

Pilar #-5: Compartir la información con las personas adecuadas:

Esta claro de nada sirve la información sino esta en manos de las personas adecuadas. Así llegamos al ultimo principio. Compartir la información con las personas adecuadas dentro y fuera de la organización. Son estas personas las que utilizaran la información y la trasformaran en algo útil para la empresa.

Tenemos hasta tres grupos de personas a los que facilitar la información:

  • Marketers
  • Directivos
  • Técnicos de innovación

Los primeros utilizaran la información facilitada para crear contenidos útiles para nuestros clientes y conseguir prospectos. Los segundos tomaran decisiones con la información proporcionada y los terceros inspiraran y aceleraran la creación de nuevos productos y servios.

Podemos resumir todo esto en la siguiente infografía:

información externa

Los pilares esenciales para gestionar la información externa
Como ves, esta es y será una cuestión de vital importancia en los próximos años. De hecho el tratamiento de la información externa  y su uso esta directamente relacionado con el potencial de las organizaciones para desarrollar nuevas y más fuertes ventajas competitivas en tres ámbitos claros:

  1. La forma de establecer una relación con el cliente
  2. La toma de decisiones basadas en hechos en el nivel directivo
  3. La “innovación controlada” a través de la gestión del conocimiento

¿Estas preparado para aplicar los 5 principios para gestionar la información externa?

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