La gestión del conocimiento empresarial no es solo una cuestión de recursos humanos donde identificar y retener el talento.
Sabemos que el conocimiento es un activo que viaja con las personas.
Y que por lo tanto para muchos directores y empresarios, genera una situación poco confortable para la empresa, que no están dispuestos a tolerar. Por eso lo reducen a una cuestión de recursos humanos. Incluso se organizan foros y conferencias sobre ello.
Esta formulación solo genera victimas en su camino. Por un lado, los empleados con el conocimiento son forzados a compartirlos y por otro lado otros empleados son forzados a adquirirlos… Generando una guerra soterrada de mal rollo y destructivas consecuencias para todos.
Al finalizar de esta entrada expongo una breve guía nada convencional (no esperes un manual al uso o un sesudo estudio) sobre la gestión del conocimiento empresarial.
Puedes ir al final para acceder a estos puntos si así lo deseas.
Pero antes, para los interesados, veamos el contexto de lo que esta sucediendo para entender mejor en que consiste la gestión del conocimiento empresarial y como puede ayudarnos.
Contenidos
El problema de la gestion del conocimiento empresarial
La mayor parte del conocimiento de una organización hoy en día sale por la puerta al final de la jornada laboral.
Ya lo he dicho antes:
El gran problema de una empresa es que el conocimiento viaja con las personas.
Este es el principal problema que se presenta para cualquier empresa. Cualquier día se marcha un empleado y nos provoca una amnesia de conocimiento en un área concreta.
Esto ha provocado que las empresas traten de suplantar el conocimiento individual por el conocimiento de la organización.
Eso sencillamente no se puede y además es un error.
El reto de la gestión del conocimiento empresarial debe ser triple:
- Facilitar la gestion del contenido de forma eficiente evitando el exceso de información o infoxicación
- Ayudar a los trabajadores a conectar y generar nuevos conocimientos para innovar en equipo
- Y ayudar a la organización a aprender a tomar las decisiones basadas en datos, informaciones y conocimiento valido y bien interpretado
Las empresas de hoy día, necesitan de profesionales muy preparados que solo logran formarse dentro de la propia empresa a través de la práctica y la experiencia. Esto supone la adquisición de un conocimiento tácito difícil de trasmitir y reproducir. Cada persona es diferente y además posee habilidades e intereses diferentes.
Lo que hace que ante un mismo conocimiento, cada individuo desarrolle habilidades diferentes aunque similares.
Esto tiene como resultado lo que ya en su día se Adam Smith llamo: especialización del trabajo…pero de forma amplificada. Ya que un trabajador ya no es perfectamente sustituible por otro.
Nadie espera que Cristiano Ronaldo juegue como Messi y viceversa. Cada uno son grandes jugadores a su manera.
Esta es una de las características de las empresas del conocimiento. Sus trabajadores desarrollan las habilidades dentro de la empresa pero además, estan son tan concretas que un trabajador no es fácilmente sustituible por otro.
Hay empleados que solo son útiles si trabajan para un puesto determinado en una empresa concreta.
Y la idea de su marcha nos provoca pavor y sudores fríos.
¡Es la especialización estúpido!
En nuestro afán por evitar esta situación, buscamos controlar el conocimiento de estas personas a través de la trasferencia del mismo.
Imponiendo el conocimiento de la organización al individual.
Pero claro la gente no es tonta y el empleado sustituido se sentirá totalmente herido sirviendo de ejemplo para los demás. ¿Para qué voy a adquirir un conocimiento si luego trataran de quitármelo?
Seamos serios, esto no es práctico.
La clave esta en entender que las habilidades y conocimientos de la persona, sin la empresa, puede tener poco recorrido pero probablemente no al revés.
El objetivo de la gestion del conocimiento empresarial no es reemplazar el conocimiento individual por el conocimiento de la organización sino complementarlo, hacerlo mas fuerte, coherente y ampliamente aplicable.
Cristiano y Messi poco podrían hacer sin toda la infraestructura de apoyo de sus respectivos clubs.
Como ves la gestión del conocimiento empresarial no es una cuestión de recursos humanos. Va mucho más allá.
Breve historia de la gestión del conocimiento empresarial
Como sabes, la llegada de Internet ha permitido el acceso a múltiples fuentes de conocimiento que antes no estaban a nuestro alcance. Hemos empezado a notar los efectos del nacimiento de la era del conocimiento en detrimento de la era industrial.
Hace 40 años la mitad de los trabajadores del mundo industrializado estaban implicados directa o indirectamente en la producción.
A día de hoy este porcentaje no llega al 20% y se esta reduciendo rápidamente.
Para ser precisos estamos entrando en la tercera generación de la gestión del conocimiento empresarial según Snowden. Esta tercera generación esta totalmente entregada al:
- Contexto del entorno,
- La gestión del contenido o mejor dicho la curación de contenidos
- Y la gestión de la información externa
Durante la primera generación de la gestión del conocimiento empresarial, el enfoque estaba puesto en la creación y mantenimiento de contenedores de información (repositorios en forma de bases de datos e Intranets etc…) para hacer frente al dilema expresado por aquel entonces por O´Dell y Grayson en 1998:
Si solamente supiéramos bien aquello que conocemos sería más que suficiente.
En esta generación lo importante era tener acceso a aquel conocimiento generado en la empresa. El instrumento eran las tecnologías de la información y estas eran a lo que más importancia se daba.
La segunda generación de la gestión del conocimiento empresarial dio paso a resaltar la importancia en las personas y la cultura de la empresa. Y aquí es donde muchos se encuentran atascados. Se ha impuesto la necesidad de que los empleados dejen sus conocimientos en la empresa en vez de que se los lleven a casa. ¡Como si tal cosa fuera posible!
En la tercera generación de la gestión del conocimiento empresarial, que empezamos a transitar, la empresa es un aliado de la generación del conocimiento individual de sus empleados, poniendo el énfasis en compartir, en compartir no el conocimiento sino los elementos que lo hacen posible.
El objetivo en esta tercera generación, es como describir y organizar los contenidos para que los usuarios sepan fácilmente que este existe y lo puedan incorporar y aplicar en su día a día. Para que la gestión del conocimiento tenga éxito es necesario saber que necesitan los trabajadores del conocimiento en cuanto a contenidos y que puede obtener la organización con esto.
Por qué es importante la gestión del conocimiento empresarial
El entorno de trabajo actual es cada vez más complejo. Todos los días en nuestro puesto de trabaja debemos hacer frente a un montón de items del conocimiento.
Debemos filtrar más de 200 llamadas, e-mails, faxes y piezas informativas cada día, de una forma coherente pero en vez de esto actuamos movidos por reflejos pavlovianos. Cuando oímos el sonido de un movil, e-mail etc… le dedicamos todo la atención hasta el siguiente sonido.
La gestion del conocimiento empresarial es la mejor respuesta al desafió que supone este complejo ambiente de trabajo, sobresaturado de información . Y no solo hace frente a esta sobrecarga de información explicita sino que también se encarga de articular el conocimiento tácito.
La gestión del conocimiento empresarial tiene efectos muy positivos para:
Para las personas:
- Ayuda a las personas a hacer su trabajo, ahorrando tiempo, a traves de una mejor toma de decisiones y resolución de problemas
- Crea un sentido de comunidad entre las personas y la organización
- Ayuda a la gente a mantenerse actualizadas en su campo de conocimiento
Para los equipos de trabajo:
- Desarrolla habilidades profesionales
- Promociona el intercambio de conocimiento entre sus pares
- Facilita la colaboración y el networking en la empresa
- Desarrolla un código ético entre los profesionales
- Desarrolla un lenguaje común
Para la organización:
- Ayuda a conducir la estrategia
- Soluciona problemas rápidamente
- Difunde las mejores practicas en la empresa
- Mejora la inserción de conocimiento en los productos y servicios elaborados para los clientes
- Facilita la creación de nuevas ideas aumentando las oportunidades para la innovación
- Facilita a las organizaciones el estar por delante de su competencia
- Construye una memoria organizacional
Breve Guía para la gestión del conocimiento empresarial
Finalmente veamos unos cuantos puntos para facilitar la gestión del conocimiento empresarial:
1#- El conocimiento hay que alimentarlo: con datos, información y desarrollo de habilidades Para esto es imprescindible gestionar los contenidos, analizarlos y generar nuevos contenidos. Entendemos que contenidos pueden ser datos 0 información en texto, imágenes, vídeos, audios, presentaciones, datos etc… Estos contenidos deben provenir de múltiples fuentes de información interna y externa. Incluso de cursos o formaciones especifica. Se trata de desarrollar las habilidades de cada uno en los ámbitos que les apasionan 2#- No puedes enlatar el conocimiento tácito de las personas haz que quieran compartirlo: Trasmitir todo lo que uno sabe es imposible. Sin embargo compartirlo con el resto de personas dando importancia y relevancia al que lo trasmite es una buena forma de compartir el conocimiento. Los programas de mentoring donde un empleado es el mentor y otros los aprendices, son una buena forma de reconocer a las personas y facilitar que estas compartan lo que saben de una forma entusiasta. 3#- Es más fácil motivar e incentivar que las personas aprendan cosas nuevas que obligarles a enseñar lo que saben. Cualquier programa de gestion del conocimiento empresarial deberá dar y dotar de herramientas para que cualquier persona sea capaz de llevar sus conocimientos más allá. Formarnos y dominar lo que nos gusta lleva a la autorealización y a buscar compartir lo que hemos descubierto. Esto lleva a disfrutar del trabajo, desarrollar una mayor curiosidad y cuidado con lo que se esta haciendo 4#- No busques la persona que tiene el conocimiento que necesitas sino la que tiene pasión por adquirirlo, desarrollarlo y practicarlo. Formar a alguien desde cero con la actitud y los conocimientos de base correctos, supone un gran ahorro y eficiencia. Se trata de llevar a cabo una política de cantera con tus empleados. Como la de los clubs de futbol. Cuando te sientes cuidado y querido quieres devolver con creces al que te ha dado y convertido en lo que eres. Además evitarás pagar un montón de pasta y gestionar el ego de un superstar. 5#- En la diversidad de conocimientos y dominio de habilidades reside el potencial para innovar: Contar con equipos multidisciplinares permite la suma de las distintas habilidades que en conjunto aumenta el potencial y productividad de cualquier desarrollo interno en la empresa. Sobre todo porque cada persona aporta en su campo de expertise y se convierte en un contribuidor neto para la empresa. 6#- No todo es acerca de la cultura de la gestión del conocimiento sino de saber usar en las herramientas adecuadas: En conclusión, la gestión del conocimiento empresarial, Ayuda a crecer a tu empresa. A través de proveer a tus equipos los datos, la información y el área de trabajo donde practicar y desarrollar con este conocimiento para que pueda crecer acumularse y compartirse.