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Papeles de Inteligencia Competitiva

3 herramientas para compartir el conocimiento en tu organización de forma fácil, rápida y eficaz

La mayoría de directores y empleados saben lo difícil que es compartir el conocimiento en una organización.

herramientas para compartir el conocimientoPor un lado la dirección busca o intenta promover el conocimiento vía:

  • programas de formación
  • programas de mentoring
  • protocolos de aterrizaje para los nuevos empleados
  • sistemas de información tales como Intranets etc…

Pero por otro, los empleados que tienen ese conocimiento son reacios a compartirlo, porque de alguna forma les resta valor de cara a sus jefes y los expone a más riesgos. A nadie le gusta que se apropien de sus méritos y esfuerzos. Y menos si en vez de una recompensa puede dar lugar a un castigo.

Por norma general los empleados que tienen el conocimiento son reacios a compartirlo con los demás

Tú mismo te habrás encontrado en el trabajo con compañeros que se mostraban esquivos a la hora de explicarte como habían conseguido hacer algo. O incluso te has negado a dar detalles sobre cómo lograste resolver algún problema crítico en tiempo record usando tal o cual programa.

Esto es muy normal sobre todo entre los perfiles técnicos. Pero también entre los cuadros directivos que en muchas ocasiones se niegan a compartir información con sus pares.

Guerras de poder e intereses particulares a parte, ¿cómo puedes conseguir que tu gente comparta el conocimiento de con naturalidad en tu empresa?

3 herramientas para compartir el conocimiento

Sin existir soluciones mágicas para resolver el problema de la gestión del conocimiento. Hay que pensar primero en resolver el asunto de la velocidad de circulación de la información.

Una velocidad  adecuada hace que las personas:

  • vean como algo natural compartir información y conocimiento
  • y estén más motivados a compartir sus descubrimientos

Y eso es así porque cuentan con sistemas que hacen fácil compartir y transmitir la información sin que esta sea anónima para quien lo comparte.

A este respecto algo puedes hacer.

Y es que acelerando la velocidad con que circula la información y la facilidad de compartir esta entre los miembros de tu equipo, puedes conseguir que mejore considerablemente la predisposición de tus compañeros a compartir primero información y después conocimientos.

Pero esto implica a la fuerza invertir en alguna de las herramientas para compartir el conocimiento de las que te voy a hablar.

No te preocupes porque la mayoría de estas herramientas son de bajo coste o incluso gratuitas para ser usadas por pequeñas organizaciones.

Veamos que 3 herramientas para compartir el conocimiento puedes utilizar:

1.- Slack la aplicación que amenaza con acabar con el email

Slack es una aplicación de comunicaciones en tiempo real pensada para cualquier tipo de empresa sin importar su tamaño.

La novedad de esta herramienta es que permite crear canales públicos, privados y enviar mensajes privados a los miembros de tu equipo.

Donde puedes compartir y adjuntar cualquier tipo de archivo.

Además la aplicación permite lanzar búsquedas en los diferentes canales para encontrar lo que buscas entre lo que ya ha sido compartido por los miembros de tu equipo. Es decir, puedes acceder a un histórico de archivos y conversaciones a golpe click y palabra clave.

Evitándote el: por favor me puedes reenviar el archivo X o Y y los tiempos de espera.

También puedes seguir las conversaciones entre los miembros de diferentes equipos siempre que sean públicas o si estas dado de alta como miembro en ese canal.

En realidad Slack funciona como una red social donde los empleados van compartiendo lo que estiman oportuno en cada canal. Al estilo de Twitter o Facebook

Esto hace de Slcak una gran herramienta para compartir el conocimiento.

Ayudando a crear un auténtico centro de conocimiento para la organización, mejorando la productividad personal al facilitar:

  • las comunicaciones en tiempo real
  • compartir archivos, fotos y documentos
  • la reducción el uso del email
  • el acceso al historial de documentos compartidos y conversaciones

Además se integra con miles de Apps y herramientas como: Dropbox, Wuderlist, Zapier, Zendesk o Googledrive.

Lo cual supone una gran ventaja.

2.- Yammer la red social para negocios de Microsoft

Más que una red social Yammer es una “Intranet social”y también ofrece una versión gratuita.

Yammer al igual que Slack impulsa la productividad de todos los miembros de un equipo a través de la colaboración.

Puesto que es de Microsoft, en sus versiones avanzadas permite su integración con SharePoint la famosa solución de Microsoft para construir Intranets de conocimiento para organizaciones.

Algunos de los beneficios que puedes encontrar con Yammer son:

  • comunicación en tiempo real, fluida y espontánea.
  • aumento de la productividad y la satisfacción de los empleados,
  • reducción de la cantidad de correos electrónicos a enviar y leer
  • reducción del número de reuniones
  • fomento de la colaboración natural entre empleados
  • mejora de la cohesión de los equipos

En definitiva permite poner en práctica la gestión del conocimiento y consolidarlo dentro de tu organización.

A pesar de sus múltiples beneficios la principal diferencia con Slack o Confluence es una mayor dificultad para integrarse con el resto de las aplicaciones de la empresa.

3.- Confluence de Atlassian un centro de conocimiento para equipos

Confluence es una herramienta de colaboración diseñada para compartir, crear, y almacenar documentos que facilita el trabajar en equipo.

Tiene dos versiones: una auto-alojada y otra en la nube.

Eso significa que también puedes integrarla en tus servidores.

Al igual que Slack permite crear múltiples canales para los distintos departamentos de la empresa, donde trabajar de forma centralizada. Aportando así estructura y organización para que les sea más fácil a los usuarios encontrar la información y colaborar.

También esta preparada para incorporar “Addons” para integrarse con aplicaciones populares que seguro ya estáis usando en tu equipo.

Vale Ramón… pero ¿con cuál estas 3 herramientas para compartir el conocimiento te quedas?

Cualquiera de estas tres herramientas para compartir el conocimiento es una buena solución.

Pero si al final me presionas y quieres una respuesta, te diré sin tapujos que yo me quedo con Slack.

Slack es la aplicación de comunicación interna para organizaciones que más rápido crece y que más integraciones permite.

Pero lo que la hace mi preferida es su facilidad de uso y configuración. Casi tan sencilla como crear y configurar una cuenta de Twitter.

Por supuesto hasta cierto punto.

Además cuenta con una cuenta gratuita que te permite acceder a todas las funcionalidades que ofrecen.

También tengo que confesarte que es la aplicación que estoy usando porque cuenta con:

  1. la flexibilidad y facilidad de uso de Confluence
  2. y la fiabilidad de Yammer

Por supuesto el proceso de implantación para cada una de estas herramientas se hace más complejo cuanto más grande es la organización.

Pero eso no impide que empieces a usarlos en pequeña escala para después ir ampliando su uso a todo el mundo.

Y tú ¿Ya estas usando alguna de estas herramientas para compartir el conocimiento en tu organización? ¿Qué beneficios te aportan?

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Comentarios (2)

Muy interesante,y tres aplicaciones realmente atractivas,ahora que la gestión del conocimiento y el trabajo colaborativo están a la orden del día.

Muy buen post

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Gracias Enekoitz,

si la verdad es que son herramientas sencillas de usar (sobre todo slack) muy prácticas y permiten mantener conversaciones fluidas entre los miembros de un equipo. La verdad es que son una novedad muy agradable.

Un saludo
Ramón

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