Hace años tuve la suerte de trabajar con un gran profesional en una mutlinacional americana en Madrid. Su regla número uno como profesional era: organiza todo para que nunca tengas que hacer el trabajo dos veces. Simple ¿verdad?. Al principio cuando lo oí, pensé «tantos títulos colgados en una pared para resumirlo todo en una regla, este hombre no puede estar bien de la cabeza». De simple, me pareció que sonaba estúpido ¿como un CEO podía hacer una recomendación semejante? No fue hasta pasados unos meses cuando comprendí realmente el verdadero significado de esas palabras.
Si el tiempo es el recurso más escaso que tenemos en nuestra vida y uno de los recursos más escasos en nuestras organizaciones ¿por que desperdiciarlo repitiendo una y otra vez las mismas tareas cuando pueden ser automáticas y realizadas una sola vez?.
Parece obvio verdad. Sin embargo la realidad de mis experiencias profesionales me han enseñado todo lo contrario. En todas las organizaciones se producen duplicidades o bien se repiten las tareas varias veces. Esto en gran medida se ha ido reduciendo pero en lo relativo a los procesos de captura, búsqueda y comunicación de la información externa aquellos que directamente tienen que ver con la vigilancia tecnológica o estratégica de la organización hemos ido a peor debido a que nos enredamos en el circulo de las búsquedas repetidas por varios motivos:
- El exceso de información y la facilidad para acceder a ella nos a llevado al fenómeno de la infoxicación
- La información se duplica en muchas ocasiones por las búsquedas individuales realizadas por los equipos de trabajo ya que estas son iguales
- La inexistencia de repositorios donde guardar y clasificar las informaciones relevantes impide que podemos después recuperar la información relevante cuando es necesario y volvamos ha repetir las busquedas
Estos tres puntos inciden muy negativamente en todas las organizaciones haciendo que repitamos búsquedas, re-busquemos aquel mail que recibimos hace tiempo y que en definitiva pensemos que no podemos organizar el caos de informaciones que nos llegan. Tiempo y dinero es lo que perdemos en muchos casos. Cada empleado en la organización dedica al menos 5 horas semanales a buscar la información externa e interna que necesita. Eso hace un total 250 horas al año por persona o lo que es lo mismo mes y medio al año del total de sus horas laborables que se van a la basura.
EL CONCEPTO DE BUSQUEDAS REPETIDAS:
Por regla general cuando hablamos de vigilar la información de nuestro entorno existen un alto procentaje de busquedas repetidas que pueden llegar a suponer el 80% del trabajo. Es vital identificarlas y despues automatizarlas. Este es el gran secreto para realizar la vigilancia tecnológica de forma adecuada y a un coste reducido.
Las búsquedas repetidas tienen paradójicamente una gran ventaja y es que se pueden programar y automatizar para disponer de un sistema de vigilancia estratégica totalmente autónomo de la mano humana. Es por lo tanto posible dejar estas búsquedas a un proceso automático y autónomo que libere el tiempo de nuestra gente para que se centren en el análisis de las informaciones que estas aportan, que es precisamente donde reside el verdadero valor de estas búsquedas.
IDENTIFICAR LAS BÚSQUEDAS REPETIDAS:
Identificar las búsquedas de información que se repiten es clave si queremos ser eficientes, rápidos y aprovechar las ventajas de disponer de la información inmediata. En la mayoría de los casos el ahorro es considerable ya que por cada 10 empleados podemos liberar cerca de 2500 horas, unos 30.000 €.
El futuro de las organizaciones esta hoy más que nunca en su competitividad y esta pasa por liberar los tiempos en procesos o procedimientos que aportan poco valor para la organización y sustituirlos por aquellos que crean riqueza para la empresa y sus empleados. Esto es lo que nos permiten a dia de hoy los sitemas de vigilancia estratégica o tecnológica.