Saber cómo gestionar miles de fuentes de información es un problema de fácil solución pero al que pocas empresas hacen frente.
Lo digo porque no es la primera vez que me encuentro ante esta situación:
Hace un par de semanas uno de nuestros clientes cancelo el servicio de vigilancia que tenia contratado con nosotros.
Cuando me reuní con él y su equipo para analizar la cancelación del servicio, la respuesta fue clara:
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NO es que no lo necesitemos, es que no somos capaces de sacar tiempo para ver la información que nos entregáis.
De media, cada empleado acude o recibe información de unas 100 fuentes de información diferentes entre bases de datos, blogs, páginas webs, boletines sectoriales etc… Esto produce una gran saturación, estrés e ineficiencias.
Es literalmente imposible revisar por medios humanos todas estas fuentes de información.
Afortunadamente, siendo este un cliente de hace años, me pusieron encima de la mesa un reto que necesitan resolver. Su problema con la información no es la falta de ella, sino el poco tiempo que tienen para asimilarla.
Están brutalmente infoxicados y a la vez paralizados.
De esta forma lo que me propinan él y su equipo era buscar una solución que les permitiera saber cómo gestionar miles de fuentes de información sin dispersión ni perdidas de tiempo.
El caso «sálvame»: paradigma de la información en el mundo rosa
No creo que haya nadie en España que no conozca el programa conducido y presentado por Jorge Javier Vazquez: Sálvame.
Probablemente estés pensando ¿a qué demonios viene esto Ramón? ¿A dónde quieres llegar? ¿Qué tiene que ver un programa de cotilleo con la gestión de la información?
Pues mucho, la verdad. Porque en este programa son la referencia de la prensa rosa en España.
Si queréis saber algo sórdido de cualquier personaje de la actualidad no tienes más que sintonizar tu televisión y ver el programa.
¿A dónde quiero llegar con esto? Pues imagina si en tu organización tuvieras un canal de televisión dedicado exclusivamente a dar información sobre tu industria, competidores, clientes, tecnologias, tendencias etc… al detalle que llegan en Sálvame.
Todo el mundo sabría donde acudir y en cuestión de minutos tendrían un resumen ordenado de lo que ocurre en el entorno de su industria y empresa.
Eso mismo es lo que tienes que conseguir en tu empresa.
Un lugar donde todo el mundo sepa que puede acudir para obtener la información que necesitan para ser más eficientes en su trabajo. Desde empleados a directivos.
Esa es la forma de solucionar nuestro problema con el exceso de fuentes de información y el volumen de la misma.
Tener un repositorio donde la información ha sido filtrada, clasificada y curada.
Esto es mucho más eficiente y menos doloroso que estar suscrito a un montón de bases de datos y no saber por donde empezar a buscar.
Cómo gestionar miles de fuentes de información
El problema de la información en la mayoría de las organizaciones no tiene que ver tanto con su acceso sino más bien con el volumen y la dispersión de fuentes.
Esto lo hable hace poco en una entrada sobre cómo elegir una gran fuente de información.
Seguramente tu también te has encontrado con que:
- No sabes qué fuentes de información son las mejores
- No sabes dónde buscar lo que necesitas
- Te sientes agobiado nada más pensar el volumen de información que tienes que leer
- Has llegado a un punto en el que ya no te preocupas por la información y pasas de ella
Volviendo al caso que nos ocupa, el de mi cliente insatisfecho que presentaba cada uno de estos síntomas, puedo decir que afortunadamente para ellos su problema tenia una solución sencilla. Dado que su principal obstáculo es que las personas de su equipo y su empresa son incapaces de absorber diariamente la información que obtienen de múltiples canales, les propuse auditar todas sus fuentes de información y utilizar Intelligent Watcher para crear un repositorio automatizado y actualizado con la información de valor para ellos.
La ventaja de utilizar esta herramienta es que toda la información queda centralizada. Todo el mundo sabe donde puede acudir y donde puede compartir nueva información, reportes y datos.
De esta forma el problema del tiempo y del exceso de información quedan eliminados. Puesto que es el sistema el que esta programado para curar los contenidos y clasificalos según los criterios establecidos.
Así es como se consigue gestionar el entorno, saber que esta ocurriendo con la competencia, con tus clientes y sobre como esta evolucionando y cambiando tu mercado.
No es un ejercicio de ciencia-ficción sino una realidad.
En conclusión:
La solución para gestionar miles de fuentes de información pasa por estandarizar y centralizar las diferentes consultas de información desde un único punto.
De tal forma que todo el mundo en tu equipo sepa donde acudir para obtener información.
Esto que parece una tontería puede ahorrar en más de un 90% los tiempos que dedicamos a asimilar información y por lo tanto también sus costes.
Definitivamente permite resolver los flujos de información y conocimiento dentro de la empresa.
Aunque tú creas que en tu empresa no gestionáis miles de fuentes de información estas equivocado. Cada empleado consulta diariamente Google, páginas webs, blogs, directorios y bases de datos a los que estáis suscritos como mínimo una vez al día para responder preguntas sobre el negocio.
El problema es que hacen las mismas consultas una y otra vez sin plantearse que con una sola vez, puede ser suficiente para recibirlas en su escritorio.
Por eso nunca hay tiempo para más información. Y por eso no somos capaces de ver lo que podemos hacer con ella.