Antes de crear un sistema de vigilancia e inteligencia competitiva

Esta entrada es un tutorial básico que pretende describir la realidad de todos aquellos que hayan decido implantar un sistema de vigilancia e inteligencia competitiva en su organización.

Ya sabéis que siempre aconsejo empezar contratando un servicio de vigilancia e inteligencia competitiva, por sencillo que sea, antes de lanzarnos a la implantación de un sistema completo.

Esto es así por que la tarea no es ni mucho menos sencilla. Supone estar dispuesto a realizar un esfuerzo en tiempo y dinero para disponer de una infraestructura adecuada. Además, deberás contar con personas y por lo tanto lidiar, no solo con el tema económico sino también con la resistencia al cambio.

Entiéndeme, ¡NO estoy intentando desanimarte! Solo quiero dejar claro que integrar un sistema de vigilancia e inteligencia competitiva, dentro de una organización tiene sus riesgos y su buena dosis de trabajo. Por eso escribo esta entrada para que puedas medir bien los riesgos y asegurarte el mayor éxito posible en tu empeño.

¿CÓMO MONTAR UN SISTEMA DE VIGILANCIA E INTELIGENCIA COMPETITIVA?

Existen mil formas de hacerlo, pero quiero dar una respuesta práctica para la mayoría de los mortales. La mejor forma de implantar un sistema de vigilancia e inteligencia competitiva, sin mucho que invertir es:

• PASO 1 – Preparar un mini plan de Vigilancia. Muy ejecutivo y muy práctico, pero sin plan no deberías empezar a moverte
• PASO 2 – Montar un sistema de vigilancia e inteligencia competitiva para automatizar la captura de información
• PASO 3 – Crear un repositorio donde almacenar y filtrar la información
• PASO 4 – Distribuir la información a un subgrupo de tus lectores
• PASO 5 – Generar conocimiento y evidencias para tomar decisiones

Si los pasos 4 & 5 se pueden mezclar hasta transformarse en algo difícil de separar, mejor que mejor.

En esta entrada, me voy a focalizar en el arranque de tu proyecto, es decir en describirte los primeros pasos antes de empezar con la ejecución de tu plan (cuya primera tarea es montar un sistema de vigilancia e inteligencia competitiva). Empecemos sin más tardar este especial sobre el PASO 1, crear el sistema de vigilancia e inteligencia competitiva.

 #1 -¿Cómo seleccionar las áreas del entorno que vamos a monitorizar?

Aquí hay que ser muy práctico. Tienes que saber cuáles son las áreas de mayor relevancia para tu organización o para la parte de tu negocio donde quieras empezar a monitorizar. Si no tienes muy claro por dónde arrancar, te recomiendo que empieces por aquellas áreas donde más información haya disponible para tu sistema de vigilancia e inteligencia competitiva.

De esta forma experimentaras rápidamente ganancias de productividad que aumentaran tu moral y te ayudará a seguir adelante con tu propósito

Escribe por lo menos tres listas:

1. Una lista de las áreas de mayor interés para la organización
2. Una lista de las áreas donde disponemos de mayor cantidad de información
3. Una lista combinando ambas

De esta forma, te aseguras tres alternativas para iniciar el arranque. La utilidad de la tercera lista está en que te permite combinar un arranque dónde vas a experimentar mejoras de productividad y aumento de la información en las áreas más relevantes.

#2- Ten muy presente tus motivaciones y objetivos

Ten muy claro cuáles son tus objetivos finales y las limitaciones a la hora de vigilar el entorno competitivo con tu sistema de vigilancia e inteligencia competitiva.

Primero debes tener muy claro que información necesitas. Asegúrate de:

• Definir los objetivos y necesidades de información de cada aérea
• Recopilar los datos adecuados
• Listar la fuentes de dónde vas a obtener los datos

Segundo te tienes que preguntar por el coste y beneficio que puedes conseguir de la información:

• Cuál es el coste de conseguir esta información o datos
• Consecuencias de no disponer de ella

• Que beneficio me aporta el disponer de estos datos e informaciones
• Porque es importante esta información
• Consecuencias de disponer de ella

En virtud de todo esto, ten en cuenta las limitaciones propias para conseguir la información y las limitaciones de la propia información disponible. Restablece tus prioridades tras analizar los pros y contras.  De lo contrario tus expectativas serán demasiado altas y acabarás totalmente agotado y frustrado.

Recuerda: Tu sistema de vigilancia e inteligencia competitiva no es una finalidad en sí, sino que es una herramienta que vas a utilizar en la ejecución de tu estrategia de negocio.

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Ten en cuenta que hay informaciones que simplemente no existen o son carísimas de conseguir. Si este es tu caso desiste y no te estrelles contra un muro. Busca las alternativas factibles y ejecútalas. Lo inteligente es dar un rodeo para salvar el obstáculo.

#3 – Establece tus factores críticos de vigilancia de tu sistema de vigilancia e inteligencia competitiva

Existen factores en el entorno que cambian y afectan directamente la marcha de tu empresa. Estos factores cuando cambian, nos obligan a tener que tomar una decisión. Cuánto antes me entere del cambio antes podré reaccionar con mayor seguridad. ¿Qué factores son esos?

Son lo que llamamos factores críticos de vigilancia. Aquí puedes consultar una entrada sobre este tema y como elegirlos.

Pero… ¿cómo puedo saber que es un factor crítico de vigilancia para mí?

Los factores críticos de vigilancia varían de una empresa a otra. Nunca son los mismos para cada organización.

La mejor medida para distinguir un factor crítico de vigilancia para un departamento u organización, es hacerse la siguiente pregunta: Si este factor varía ¿esto afecta significativamente a mi cuenta de resultados?

Por lo tanto un FCV, será cualquier elemento que al sufrir una variación pequeña, tendrá un efecto directo de gran importancia en la cuenta de resultados de mi negocio.

#4 – Define que tipo de informaciones son relevantes para ti

¿Qué tipo de informaciones son relevantes para tu empresa? Elige lo que aplica:

• Noticias de la empresa
• Noticias de la industria
• Novedades legislativas
• Patentes y propiedad industrial
• Propiedad intelectual
• Publicaciones científicas y proyectos de I+d+i
• Opiniones de expertos
• Informes de organismos oficiales
• Informes sobre temas concretos: innovación, gestión de personas, organización
• Concursos públicos
• Estadísticas de macroeconómicas, microeconómicas, demográficas etc…
• Datos económico financieros
• Opiniones sobre productos
• Casos de estudio
• Otros: ____________________

En función de que es más relevante para ti, deberás escoger y seleccionar las fuentes de información para tu sistema de vigilancia e inteligencia competitiva.

#5 – Define las categorías de vigilancia y monitoreo donde se va a clasificar la información

Antes hemos seleccionado las áreas de vigilancia de nuestro interés. Ahora es tiempo de escoger entre 3 y 6 categorías para cada área, que te sirvan para recoger ordenadamente la información seleccionada para el sistema de vigilancia e inteligencia competitiva.

Procura que la terminología de estas categorías corresponda a términos – o palabras clave – que están utilizando las personas en la organización. Facilitará muchísimo el proceso de clasificación posterior de la información

Atento a las palabras clave elegidas. Son las que van a determinar y configurar el radar de búsqueda de información en las fuentes y por lo tanto la calidad de todo el sistema de vigilancia.

#6 – Empieza por donde menos resistencia vayas a encontrar a la hora de implantar el sistema de vigilancia e inteligencia competitiva

No te imaginas cuantas veces la resistencia al cambio hace fracasar los mejores propósitos.

Convencer, con hechos demostrables, es tu mejor medicina y argumento frente a los que van a intentar «AYUDARTE». Tenlo muy presente, cuidado con la resistencia al cambio 

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Asegúrate de empezar por un departamento clave pero donde puedas ver los resultados rápidamente. De esta manera podrás demostrar al resto que el sistema de vigilancia e inteligencia competitiva, funciona y eliminarás las posibles resistencias internas al cambio.

#7 – Elije un buen repositorio de información

Si realmente vas en serio, es importante tener un buen repositorio donde almacenar los datos de las fuentes y clasificar correctamente la información. Yo siempre recomiendo dos:

1. Cosmos: basado y soportado en Sharepoint de Microsoft
2. Itelligent Watcher: desarrollado en software libre pero potenciado con módulos privados que permiten la automatización de fuentes y de canales RSS

Ambas aplicaciones son desarrollos propios, escalables y adaptables a las necesidades del cliente. Son los que utilizo en todos mis proyectos y los implanto para todos nuestros clientes sin excepción por su simplicidad y buenos resultados.

Los dos permiten automatizar la captura y distribución de la información. Ahorrando tiempo y mucho dinero. Seguro que hay otras soluciones igual de buenas pero no las conozco y tampoco las he probado así que no puedo garantizarte nada.

#8 – Identifica las fuentes de información a vigilar

No lo hemos mencionado hasta ahora. Pero es fundamental que realices una recopilación de las fuentes a incorporar en tu sistema de vigilancia e inteligencia competitiva donde conseguir las informaciones de relevancia para tu empresa como por ejemplo:

• medios de comunicación en Internet
• Webs de empresa
• Blogs de competidores
• revistas del sector
• feedback de clientes
• bases de datos de patentes
• boletines oficiales
• fuentes estadísticas etc…

Si hablamos de fuentes, es muy importante distinguir entre las fuentes de información abiertas (OSINT) y fuentes de información cerradas. Estas últimas generalmente son fuentes de información de pago. Esto es relevante de cara al presupuesto que vayamos a manejar y también de cara a la extracción de la información. ¿Por qué? Porque deberemos usar contraseñas y usuarios para las fuentes cerradas y esto añade un costo de programación que puede ser relevante.

También es importante hacer la distinción entre fuentes del Internet visible e Internet invisible. Estas últimas son las fuentes o bases de datos no indexadas por los buscadores.

La implicación es importante porque la información de las fuentes del Internet Invisible, solo se pude acceder a través de su propia base de datos y utilizando su API a nuestro sistema de vigilancia e inteligencia competitiva.

Por lo tanto una fuente puede ser:

• Abierta, visible y con RSS
• Abierta, visible y sin RSS
• Abierta, invisible y con RSS
• Abierta invisible y sin RSS
• Cerrada, visible y con RSS
• Cerrada, visible y sin RSS
• Cerrada, invisible y con RSS
• Cerrada, invisible y sin RSS

Es bueno apuntar estos detalles en la recopilación de fuentes que hagas y asociar las palabras claves correspondientes, de cara a la planificación y posterior automatización de la captura de información. Ejemplo:

• Fuente nº1: Abierta, visible y con RSS. Palabra clave 1. Palabra clave 2. Palabra clave 32
• Fuente nº2: Abierta, invisible y con RSS Palabra clave 11. Palabra clave 21. Palabra clave 2
• Fuente nº 3: Cerrada, invisible y con RSS Palabra clave 17. Palabra clave 12. Palabra clave 7
• Fuente nº 4: Cerrada, invisible y con RSS Palabra clave 13. Palabra clave 24. Palabra clave 22
• Fuente nº 5: Cerrada, invisible y sin RSS Palabra clave 19. Palabra clave 2. Palabra clave 20
• Fuente nº6: Abierta, invisible y con RSS Palabra clave 16. Palabra clave 28.Palabra clave 9

#9 – Automatiza la captura de la información

Vigilar información puede llevar mucho tiempo, por eso es conveniente automatizar lo máximo esta tarea, pero sin renunciar a los buenos resultados. Si has elegido el repositorio correcto, este te debe permitir incorporar módulos de programación de fuentes y RSS que automaticen el proceso de captura de información completando así tu sistema de vigilancia e inteligencia competitiva.

Es fundamental escoger un repositorio que permita incorporar la captura automática de la información

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Dando por supuesto este hecho. Lo primero es revisar nuestra lista de fuentes para saber si estas tienen:

• canal RSS sí o no.
• Si tiene un canal RSS, es este para toda la fuente o está separado por categorías
• Sin no tiene canal RSS. Entonces… ¿tiene API? o ¿puedes crear canal RSS? o sino puedes hacer la programación de toda la fuente.

A continuación te expongo un ejemplo de cómo proceder:

• Fuente nº1: Abierta, visible y con RSS – Introducimos canal RSS en el modulo RSS
• Fuente nº2: Abierta, invisible y con RSS – Introducimos canal RSS en el modulo RSS
• Fuente nº 3: Cerrada, invisible y con RSS – Introducimos canal RSS en el modulo RSS
• Fuente nº 4: Cerrada, invisible y con RSS – Introducimos canal RSS en el modulo RSS
• Fuente nº 5: Cerrada, invisible y sin RSS – Vemos si tiene API si tiene creamos canal RSS
• Fuente nº6: Abierta, invisible y sin RSS – Vemos si tiene API, si no tiene, programamos la fuente

Siempre que la fuente tenga un canal RSS la automatización será muy sencilla. Cargaremos el canal RSS en nuestro módulo RSS del repositorio y le indicaremos que palabras clave y términos queremos que nos recupere y en que categorías queremos que lo guarde.

Si no hay canal RSS entonces tendremos que arreglárnosla para crearlo a través de la API o sino programar la fuente en el módulo de programación de fuentes del sistema de vigilancia e inteligencia competitiva. Esto ya es más problemático por que supone tener conocimientos avanzados de programación e informática.

Las API´s son el conjunto de instrucciones para recoger información de la fuente. Es decir son las instrucciones para poder programar contra esta fuente.

Una vez realizada la carga de las fuentes correctamente en el sistema de vigilancia e inteligencia competitiva, introducidos las palabras claves y criterios de recuperación de la información ya tendremos listo nuestro sistema de vigilancia e inteligencia competitiva para empezar a recibir los resultados y ajustar en función de la calidad de los mismos.

#10 – Establece la forma de curar contenidos (filtrar contenidos) en tu sistema de vigilancia e inteligencia competitiva

Todos los sistemas de vigilancia e inteligencia competitiva que se precien cuentan con dos elementos adicionales que les permiten filtrar contenidos o curar contenidos.

1. Una pantalla previa en espera de publicación para las informaciones
2. Un gestor o dinamizador de la plataforma que revise el funcionamiento y los contenidos.

El primero de estos elementos constituye una sala de espera provisional dentro de nuestro sistema de vigilancia e inteligencia competitiva, donde se van acumulando las informaciones, hasta que se les da el visto bueno para su almacenamiento en su categoría correspondiente del repositorio. Esto, evita la incorporación de informaciones defectuosas dentro del sistema y permite seguir depurando las fuentes, hasta que la calidad de la información recuperada es excelente y se puede pasar al piloto automático.

[box type=»alert» border=»full»]Ojo en este punto: te pueden ofrecer Plataformas que lo hacen todo automático, ERROR. También que lo hacen todo manual. ERROR. Exige que la Plataforma te permita, realizar la selección y clasificación de la información de forma manual, pero que a la vez, puedas pasar a PILOTO AUTOMATICO, fuentes o informaciones que la experiencia te dice que no contienen “ruido”, ahorraras muchísimas horas y serás muchísimo más efectivo[/box]

El segundo elemento, es la parte humana de todo sistema de vigilancia en inteligencia de contenidos. Es el curador de contenidos o gestor documental. Esté, se dedica a la supervisión de todo el sistema de vigilancia e inteligencia competitiva y en asegurar el correcto funcionamiento de todos sus elementos. Constituye el cerebro o cerebros de toda esta arquitectura. Se encarga básicamente de:

• Filtrar la información
• Establecer y asegurar los criterios de selección de palabras clave
• Programar y reprogramar las fuentes de información en base a los criterios acordados
• Asignar a las informaciones las categorías
• Manejar y gestionar los análisis de información.
• Como ves su labor es clave en el correcto funcionamiento del sistema.

#11 – Elige los formatos en los que entregar la información

Otro de los elementos a tener en cuenta en tu sistema de vigilancia e inteligencia competitiva son los formatos en los que se va a entregar la información. Generalmente al repositorio de informaciones categorizadas, se puede acceder dando un acceso de usuario y contraseña a los usuarios. Pero al margen de esto te aconsejo que facilites las cosas al máximo y seas proactivo a la hora de entregar la información a los usuarios que la necesitan.

Piensa en elaborar alertas personalizadas, informes precisos con los datos adecuados y boletines entre otras cosas, que faciliten la vida a los usuarios. Debes decidir:

1.  ¿Qué formatos vas a usar para cada tipo de entrega /alertas/informes/boletines?:
   1. Texto
   2. Audio
   3. Ilustraciones/infografías
   4. Vídeo
   5. Animaciones
   6. Fotos
   7. Eventos en directo online
2. ¿Qué periodicidad de publicación vas a introducir en tu sistema? Elige uno:
   1. Varias veces al día
   2. Una vez al día
   3. Varias veces a la semana
   4. Una vez a la semana
   5. Una vez cada 2 semanas
3. Elige tus días de publicaciones de boletines o información más relevante:
   1. Lunes__________________
   2. Martes__________________
   3. Miércoles________________
   4. Jueves__________________
   5. Viernes_________________
   6. Sábados ________________
4. Periodicidad de la alertas
   1. Instantánea
   2. Diaria
   3. Semanal

Todo esto bien organizado y realizado con las herramientas de análisis adecuadas debe de aportar todo el valor que se espera en la organización para poder ejecutar una gestión basada en hechos.

Tus tareas

1. Elegir los formatos de entrega de información, la periodicidad y los días de resúmenes de alto contenido de valor
2. Establecer periodicidad de envío de alertas generadas en el sistema de vigilancia e inteligencia competitiva

[/symple_box]

#12 – ¿Qué tal si hacemos unos números antes de dar el salto?

Es importante que trates de responder a estas preguntas antes de empezar con la implantación de un sistema de vigilancia e inteligencia competitiva, ya que definen tu capacidad a mantener el esfuerzo en el tiempo:

• ¿Cuánto tiempo piensas dedicarle a tu sistema de vigilancia e inteligencia competitiva en la semana?
• ¿De dónde vas a sacar este tiempo? ¿Puedes integrar las tareas en tu calendario laboral semanal?
• ¿Te preocupa no tener tiempo o capacidad para gestionar uno o varios de los aspectos de la actividad de vigilancia (i.e. curación de contenidos, automatización de fuentes, formato y diseño, de los informes, producción de boletines alertas e informes, etc.).

Lista tus preocupaciones a continuación

• Preocupación nº1:__________________________________________
• Preocupación nº2:__________________________________________
• Preocupación nº3:__________________________________________
• Preocupación nº4:__________________________________________
• Preocupación nº5:__________________________________________

¿Tienes presupuesto para externalizar estas tareas? ¿De cuánto dispones?

Lista los costes anuales por tipo de servicio

• Dominio: _______________________________
• Alojamiento: ____________________________
• Licencia CMS: ___________________________
• Instalación: ___________________________________________
• Personalización CMS: ____________________________________
• Diseño gráfico: _________________________________________
• Desarrollos/Soporte técnico: ______________________________
• Fuentes de información o bases de datos de pago:_______________
• Curación de contenidos/Documentalista: _____________________
• Otro: _________________________________________________

Tus tareas

1. Lista tus preocupaciones y busca resolverlas a través de un experto si es el caso
2. Elabora tu presupuesto para la implantación y el coste para el mantenimiento de tu sistema de vigilancia e inteligencia competitiva

¿Y AHORA QUÉ?

Bien pues si todavía no te has asustado, has llegado hasta el final de esta entrada y tienes la convicción de iniciar el proceso de implantación de tu sistema de vigilancia e inteligencia competitiva, entonces descárgate este mini plan de implantación para tu sistema de vigilancia, y rellénalo por completo.

Ya tienes tu mini plan de implantación. ¡Enhorabuena!

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