El ciclo de la gestión del conocimiento esta formado por las diferentes fases por las que los datos o información tienen que pasar en una organización antes de convertirse en un activo de valor para esta.
En esta entrada quiero explicar cuales son las fases de este ciclo de la gestión del conocimiento y sus implicaciones.
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Un poco de conocimiento que actúa es infinitamente más valioso que mucho conocimiento ocioso.-Kahili Gibran
Ese es precisamente el objetivo del ciclo de la gestión del conocimiento activar la mayor parte posible del conocimiento para ponerlo en valor.
Introducción al ciclo de la gestión del conocimiento
Una gestión del conocimiento eficiente en la organización exige que el conocimiento que provee un valor diferencial para la empresa, se identifique, se genere, se adquiera, difunda y capture.
Esto resumiría cualquier ciclo de la gestion del conocimiento a la perfección.
A pesar de ello es preciso hacer una distinción entre contenidos (información y datos), que son digitalizables, y los activos del conocimiento que hasta la fecha no pueden ser almacenados por la organización y pertenecen a las personas.
Así pues tenemos que el conocimiento pertenece a las personas, a no ser que se hayan desarrollado autenticas inteligencias artificiales y no nos hayamos enterado todavía, y por lo tanto escapa al ámbito de control ordinario de las organizaciones.
Este pequeño detalle hace que el ciclo de la gestión del conocimiento adquiera una gran importancia, al establecer una ruta prevista por la cual, la información se convierte en un conocimiento útil para la empresa y nos permite generar un contexto para gestionar esta.
Las fases del ciclo de la gestión del conocimiento integradas
Uno de los principales objetivos del ciclo o proceso de la gestion del conocimiento es identificar y localizar el conocimiento dentro y fuera de la organización.
El contenido o mejor dicho el conocimiento de valor debe ser entonces plasmado de forma explicita para ser trasmitido, algo altamente complejo y que solo puede realizarse parcialmente.
No olvidemos que el conocimiento pertenece a las personas y no a la organización. Y existen barreras para su trasmisión.
Este intento de plasmar el conocimiento de forma explicita es lo que se denomina «codificación del conocimiento» y es lo que facilita la fase o etapa de difusión o diseminación.
Por así decirlo ya tenemos dos etapas claras del ciclo de la gestion del conocimiento:
- La identificación y captura donde se evalua, selecciona y codifica el conocimiento valido
- La difusión o diseminación del conocimiento que es donde se transmite
La codificación del conocimiento va muy de la mano de la diseminación y en algunos casos tiene lugar al mismo tiempo.
NO olvidemos que cuando se trata de transferir conocimiento, este en gran cantidad de ocasiones se trasmite de persona a persona o también de repositorios de conocimiento (video, texto, audio etc…piensa en los manuales o cursos online por ejemplo) a persona.
Para que esta transferencia sea eficiente debemos contar con incentivos, redes, repositorios y medios adecuados que permitan transferir el conocimiento y el saber hacer o «know how».
De alguna manera estos repositorios donde se almacena el conocimiento en distintos formatos constituye parte de la memoria de la organización.
Una memoria pasiva que solo se ve activada cuando un usuario la adquiere y aplica.
Cuando esta memoria se activa, llegamos a la última fase o etapa del proceso de la gestión del conocimiento, donde se adquiere y aplica el conocimiento. Si nos fijamos detenidamente en la figura de arriba, veremos tres acciones entre las fases que son de vital importancia:
- Assess: literalmente significa evaluar y supone elegir que piezas del conocimiento dentro y fuera de la organización son de valor para nuestro activo y deben ser incorporadas para su difusión.
- Contextualize: el conocimiento seleccionado debe ser difundido y diseminado a las personas correctas dentro de la organización e incorporado a esta. Esta es la misión de la contextualizan. Aquí se preparan los formatos del conocimiento (codifican) y se ponen a disposición de la gente adecuada.
- Update: o Actualizar… como en todo ciclo debemos volver al principio y repetir el proceso. En este caso se trata de actualizar nuestro conocimiento sobre un tema especifico o bien adquirir nuevo conocimiento para desarrollar nuevas habilidades profesionales.
Visto de esta forma es bastante simple ¿no crees? Aunque la práctica ya es otra cosa.
Resumiendo el ciclo de la gestión del conocimiento:
Puede que me repita pero para dejarlo claro, el ciclo de la gestión del conocimiento esta compuesto por tres fases o etapas:
- Captura y/o creación del conocimiento
- Difusión y/o trasmisión del conocimiento
- Adquisición y aplicación del conocimiento
Como ves al final se trata de seleccionar las piezas de conocimiento que queremos incorporar a la memoria colectiva de la empresa.
Esta memoria colectiva esta formada por contenidos plasmados o codificados en manuales (texto, audio, vídeo) o cursos formativos específicos e informaciones y datos externos de gran utilidad. Todo queda almacenado en repositorios con acceso a las personas adecuadas para que estas lo adquieran y apliquen.
No debemos olvidar que son las personas las que dan vida a todo el ciclo.
Finalmente esta memoria es alimentada con nuevos recursos repitiendo y continuando con este ciclo de la gestión del conocimiento.