Llevaba meses visitando clientes en sus despachos, cuando, después de que en varias ocasiones me hicieran esperar más de lo acostumbrado, me di cuenta de que la recepcionista que me recibía siempre estaba ocupada haciendo múltiples tareas. Unas veces, cerrando correspondencia, escribiendo circulares, preparando viajes, etc…Cosas normales que alguien tiene que hacer. Mi curiosidad, que siempre ha estado ahí, me llevo en varias ocasiones en las que la espera se prolongo más de lo debido, a preguntarles que estaban haciendo y en un número importante de ellas me dijeron «estoy leyendo los Boletines Oficiales, para comprobar si hay algún cambio legislativo que nos interese conocer». Tengo que confesar que cuando, escuche a la primera persona que me comento esto me quede “pegao” y no pude reaccionar, ya que el director a la que iba a ver apareció en ese mismo instante y no pude seguir la conversación.
CUIDADO CON LA VIGILANCIA RESIDUAL DE LA LEGISLACIÓN
Todo empezó, cuando después de varias esperas tuve la suerte de que en una de ellas me hicieran esperar más de lo habitual. En aquella ocasión, y ante el aburrimiento de la recepcionista y mis preguntas, conseguí saber que decenas de ellas se encargan en sus “tiempos libres” de hacer un seguimiento de los BOEs (boletines oficiales) para extraer todo tipo de normas, comunicados, leyes etc…que a su entender les afecte, para copiar-pegar hacer un boletín que difundían a todos los miembros de la organización.
Impresionante como se aprovecha el tiempo de todas las personas en las empresas. Que frecuente es que nadie este ocioso en las organizaciones privadas y se dedique a lo que sea, este o no capacitado, haya errores en la captura y seguimiento, o durante días, semanas o meses, según la persona este de vacaciones, enferma o simplemente muy a atareada. Estas labores menores, se dejen para…¡cuando tenga tiempo!
Comprobando la hipótesis
Lo cierto es que no fueron una, ni dos organizaciones en las que descubrí que practicaban este tipo de “Vigilancia Legislativa” tan particular. Fueron decenas las que pude conocer en las siguientes semanas, y diría que casi todas las empresas que fueron prospectadas por mí en los siguientes dos meses disponían de sistemas similares. Así es como se define uno de los fenómenos que llamo “vigilancia residual”.
[box border=»full»]Consiste en dejar la función de la vigilancia a una persona para los minutos del descuento, es decir cuando le sobre tiempo.[/box]
En el mejor de los casos, en estas organizaciones un proveedor externo les facilitaba lecturas de BOEs relacionados con la legislación que afecta a todas las empresas. Como los cambios de normas laborales, fiscales, etc… pero lo que yo vi es que nadie disponía de un servicio a medida de sus concretas necesidades y por lo tanto alguien se ocupaba de ello.Vamos, a pesar de recibir puntualmente la información, alguien todavía debía filtrar lo útil de lo irrelevante. Dejando esta tarea para cuando tuviera tiempo.
Cuando fui consciente del problema que había descubierto, me prepare para resolverlo y desarrollamos un software que permitiera atacar cualquier Boletín Oficial de España, Europa, EEUU, Canadá, entre otros países, y sacar mediante conceptos claves, SOLO la información que cada uno de los usuarios necesitaba conocer. Sin errores, ni lapsus temporales derivados de la falta de presencia de una persona o las distracciones propias de quien debe atender varios temas a la vez.
Proponiendo una solución
Hicimos varias demos y volví a visitar a mis prospectos, para entre otros servicios presentarles toda la legislación que les afectaba en formato boletín, clasificado por temas, según los diferentes intereses de cada grupo y semanalmente con una simple Excel que recogía todas las novedades detectadas enviarles la información recopilada. Algo así como esto: Cada día recibían las alertas con las novedades, mediante un e-mail con esta información 
Y semanalmente, todas las novedades se recogían en una Excel, para ser consultada mediante filtros según el tema que debieran analizar.
Que complicado es hacerse entender y comunicar las posibilidades de ahorrar tiempo, dinero y en muchos casos no pocos disgustos. Es tan obvio. ¡Pero no es así!, y no lo es, porque la verdad es que vamos a tal velocidad, que no tenemos tiempo de apreciar, lo que tenemos delante y que nos aporte valor, de verdad. Para mi equipo, leer cualquier documento que este en la WEB, no importa el formato, es algo sencillo.Somos capaces de localizarlo, leerlo, resumirlo y clasificarlo, para que pueda ser ser consultado de forma muy sencilla por los miembros de cualquier organización.
No os podéis imaginar cómo ha mejorado el aspecto de estas personas (las recepcionistas). Les hemos quitado un peso de encima, la responsabilidad de que no se pierdan nada que se publique en los BOEs, que les pueda afectar.
Es imposible hacerlo bien a mano, atendiendo a la vez, el teléfono, la puerta, a todos los compañeros parándose en tu mesa contándote no se que historias y además, sin poderte perder un día de trabajo… Nuevamente hemos aplicado nuestro mantra preferido:
¡Deja de ir detrás de la información, haz que ella venga a ti cuando la necesites! Por favor comenta en esta entrada y déjame tu opinión sobre este tema ¡Gracias!