Cómo elegir un Programa CRM 😃

Nadie pone en duda que un buen programa CRM es vital para ayudar a aumentar la satisfacción y retener a los clientes de cualquier empresa.

Llega un momento en que la gestión de tu base de datos de clientes basada en hojas de cálculo deja de ser una opción factible para cualquiera.

Es entonces cuando un software CRM puede ayudarte a:

• Automatizar tareas repetitivas de la fuerza de ventas, marketing y atención al cliente.
• Aumentar la calidad de las interacciones con los clientes.
• Controlar el rendimiento de cada representante comercial.
• Acelerar la venta de productos o servicios.
• Mejorar la coordinación interna del departamento de ventas.
• Y Aumentar la satisfacción de los clientes.

Sin embargo, elegir el Programa CRM apropiado para tu negocio no es una tarea fácil.

Y es que, a la cantidad de soluciones disponibles para elegir CRM se suma el hecho de cada negocio tiene sus propias particularidades.

Lo que multiplica la complejidad.

Por eso, vamos a señalarte los mejores consejos para elegir un programa CRM sin equivocarte:

Evalúa tus necesidades: ¿De verdad necesitas un programa CRM?

Invertir en un programa CRM es una decisión critica para tu departamento de ventas.

Por eso, incluso antes de empezar a mirar diferentes alternativas debes evaluar primero tus necesidades y si realmente va a aportarte algo positivo.

Para ello, preguntarte si tienes alguno de estos problemas:

1. Un ciclo de ventas alargado.
2. Clientes con los que interactúas en diferentes canales.
3. Dificultades para acceder a los datos de clientes.
4. Visibilidad limitada del rendimiento de tus representantes de ventas.
5. Dificultades para detectar nuevos prospectos.
6. Falta de coordinación entre los miembros del equipo comercial.

Si has respondido afirmativamente a alguna de estas preguntas es muy probable que un CRM sea un apoyo fundamental para tu negocio.

Dicho esto, ahora toca analizar tus procesos de ventas para determinar si estás preparado para automatizarlo, ver si existen problemas que un CRM ayuda a corregir y entender cuáles son las funcionalidades que mayor beneficio van a aportarte.

Para simplificar al extremo nuestra recomendación es la siguiente:

• Si tu proceso de ventas es sencillo, elige un CRM para pequeñas empresas.
• Si tienes un proceso de ventas complejo, busca una solución CRM empresarial mucho mas completa.

Por experiencia, sabemos que el número de usuarios no es lo mas determinante a la hora de elegir.

Influye mucho mas la manera en la que vendes y las interrelaciones entre los departamentos de ventas, marketing y atención al cliente que la cantidad de personas en el departamento.

Elije el tipo de despliegue: Cloud vs On premise

Ambas soluciones tienen pros y contras.

Pero….Debes saber que hoy en día cerca del 87% de las empresas emplean un CRM en la nube.

Y esta es la opción que a priori te recomendamos.

Sobre todo, porque no necesitas un servidor ni apoyo técnico para el despliegue de la solución. Basta con abrir una cuenta con tu navegador web y empezar a disfrutar de las ventajas del servicio.

Al optar por una solución de estas características obtienes mayor flexibilidad, libertad para cambiar y unos costes menores al no ser necesaria una implantación.

Piensa que es una situación muy similar a vivir de alquiler frente a comprar una vivienda.

Determina que funcionalidades necesitas

Una vez que tienes claro que esta desactivando en tu proceso de ventas es hora de buscar las funciones que lo pueden reactivar.

Como hemos dicho, una empresa con un proceso de ventas complejo, donde intervienen tanto representantes de ventas, marketing y  atención al cliente, las interacciones tienen lugar en varios canales y es necesaria la intervención del departamento de producción y expediciones, deberá buscar una solución que vaya de extremo a extremo.

Sin embargo, otra empresa pequeña o en crecimiento con un proceso de ventas sencillo deberá optar por una solución sencilla y operativa.

En cualquier caso, es fácil dejarse llevar por las prisas y elegir un programa CRM que cubra todo el espectro: operativo, analítico y social.

Para evitarlo te proponemos contar con las siguientes funcionalidades:

Características esenciales:

• API, Cuadro de mando, Gestión de actividades, Seguimiento de actividad, Notificaciones automáticas, Recordatorios automáticos, Presupuestos, Gestión de calendario,  Comentarios, Base de datos de contacto, Historial de contacto, Gestión de contactos, Campos Personalizados, Historial del cliente, Captura y transferencia de datos, Visualización de datos, Almacenamiento de documento, Integración de correo electrónico, Plantillas de correo electrónico, Seguimiento de correo electrónico, Programación de eventos, Seguimiento de eventos, Gestión de la bandeja de entrada, Distribución de Leads, Gestión de Prospectos, Crianza de plomo, Gestión de reuniones, Integración móvil, Informes de rendimiento, Gestión de permisos, Informes y estadísticas, Gestión de roles, Permisos basados ​​en roles, Seguridad SSL, Analítica de ventas, Informes de ventas, Funcionalidad de búsqueda, Integración de terceros.

Características comunes:

• Gestión de calendario, Herramientas de colaboración, Flujo de trabajo configurable, Gestión de documentos, Interfaz de arrastrar y soltar, email marketing, Plantillas de correo electrónico, Seguimiento de correo electrónico, Analítica de compromiso, Programación de eventos, Seguimiento de eventos, Gestión de archivos, Vistas filtradas, Programación de seguimiento, Seguimiento de la historia, Gestión de la bandeja de entrada, Gestión de facturas, Distribución de Leads, Gestión de leads, Lead Nurturing, Puntuación de Leads, Unificación de correo, Gestión de reuniones, Integración de Microsoft Outlook, Campaña múltiple, Comunicación multicanal, Marketing multicanal, Multi moneda, Gestión de oportunidades, Gestión de socios, Informes de rendimiento, Gestión de permisos, Gestión de tuberías, Informes de embudo de ventas, Gestión de proyectos, Proyecciones, Herramientas de prospección, Gestión de cotizaciones, Notificaciones en tiempo real, Tareas recurrentes, Analítica de ventas, Pronóstico de ventas, Informes de ventas, Gestión del territorio, Formularios Web, Integración de sitios web, Widgets, Gestión de flujo de trabajo.

Características opcionales:

• Seguimiento de actividad, Informes ad hoc, Control de Procesos de Aprobación, Facturación y Presupuesto, Inteligencia de negocios, Calendario de sincronización con Google, Grabación de llamada, Enrutamiento de llamadas, Administración de campaña, Planificación de campañas, Gestión de casos, Chat, Pronóstico colaborativo, Flujo de trabajo configurable, Optimización de la tasa de conversión, Seguimiento de conversiones, Formularios personalizados, Aprobaciones personalizables, Creación de Dashboard, Visualización de datos, Interfaz de arrastrar y soltar, Puntuación de leads, Seguimiento de eventos, Gestión de archivos, Vistas filtradas, Programación de seguimiento, Pronósticos de venta, Gamificación, Informes de rendimiento, Informes de flujo, Funcionalidad de vista previa, Priorizando, Catalogo de producto, Gestión de proyectos, Proyecciones, Notificaciones en tiempo real, Tareas recurrentes, Pronóstico de ventas, Informes de ventas, Seguimiento de ventas, Integración de redes sociales, seguimiento del estado, Seguimiento de tareas, Control de versiones.

Asegúrate que incluye las integraciones necesarias

Esta es uno de los puntos más importantes a considerar al elegir un CRM para tu negocio.

Ten en cuenta que no estas comprando una aplicación mas que añadir al inventario de software de tu empresa.

Lo que estás buscando es optimizar al máximo tus operaciones comerciales. Y eso, pasa por asegúrate de que el sistema que escojas pueda integrarse con otras aplicaciones que ya están en marcha en tu empresa. Sobre todo, aquellas de las que hagan un mayor uso los representantes de ventas, técnicos de marketing y agentes de atención al cliente.

Hablamos de la sincronización de aplicaciones de correo electrónico, Email Marketing, Chat etc…

Pero también, de plataformas tales como un ERP, página web, facturación, Help Desk, formularios web, plataformas de comercio electrónico y otras soluciones de marketing.

Solicita un «Demo» y siempre que puedas revisa la versión de prueba a fondo

Casi todos los programas CRM comercializados en la nube y gran parte de los desplegados en local disponen de demos y versiones de prueba.

Por lo tanto, es una gran idea probarlos y utilizar la solución durante un tiempo antes de tomar una decisión de compra. Sobre todo, porque en estos momentos es donde te darás cuenta si la aplicación encaja con tu proceso de ventas. Pudiendo medir aspectos tales como la facilidad de uso, funcionalidades clave, la capacidad de escalar etc…

Además, siempre podrás comprar entre las diferentes opciones que pongas a prueba.

Algo que te dará una idea precisa de las ventajas e inconvenientes de cada solución particular.

Presta atención a la Facilidad de Uso

El cambio es un acontecimiento que los humanos llevamos mal.

Por eso mismo, si quieres tener alguna posibilidad de triunfar en el despliegue de un programa CRM, debes facilitar al máximo la adopción del sistema por parte de los usuarios.

Para ello, es imprescindible prestar atención a la experiencia del usuario con la aplicación.

Sin duda este es uno de los criterios determinantes para elegir tu sistema CRM.

Piensa en que sientes cuando la estés utilizando por primera vez:

¿Te hace sentir bien? ¿Te irrita? ¿Es intuitiva? ¿Es agradable la interfaz del usuario? ¿Las etiquetas de los botones son claras y el flujo de acciones sigue pasos lógicos?

Según la investigación de la empresa SuperOffice, el atributo mas importante a la hora de elegir un programa CRM es la usabilidad o experiencia de usuario.

Por eso es imperativo que los menús, sean claros, las pestañas accesibles y las operaciones puedan realizarse en el menor número de clicks posible.

Algunos programas CRM cuentan incluso con «escrapeadores de datos» para evitar la entrada manual de los datos de contacto por parte de los usuarios.

Algo que se agradece cuando estas todo el día prospectando.

Ten en cuenta que el coste puede ser determinante

Otro de los elementos relevantes es el importe o coste de la solución. Por lo general los usuarios tendemos a sobre dimensionar la importancia de este punto.

Es mucho mejor seleccionar una opción por su rendimiento que por el coste.

Sin embargo, esto es difícil de medir al principio.

Afortunadamente, gracias al CRM en la nube, este punto deja de ser tan controvertido puesto que es posible optar por un pago mensual, sobre todo al principio, para estudiar cuál es el ROI y grado de adopción de la herramienta. Una vez demostrado que la inversión merece la pena ya puedes ir ampliando el compromiso con pagos anuales que aportan un ahorro considerable en las cuotas de hasta un 40% para algunos planes.

Aun así, si el precio es un problema insalvable para tu empresa, siempre puedes echar mano de los CRM gratuitos.

Sobre todo, cuando no tienes dinero o no estás dispuesto a comprometerte con una solución todavía pero quieres saber si estas tienen alguna utilidad para tu empresa.

Comprueba la calidad del soporte y del proceso de onboarding

El principal motivo de fracaso a la hora de implantar un CRM es la falta de adopción por parte de los representantes comerciales.

Junto a la usabilidad, ambos parámetros son claves para minimizar este riesgo.

Eliminar las fricciones de los usuarios con el uso del nuevo sistema es clave para aumentar las tasas de adopción del sistema y a ello siempre ayuda un servicio técnico y asistencia excelentes junto con un buen «training» que deje claros los conceptos y formas de emplear el software.

Así que no dudes en revisar las reseñas de los programas CRM y preguntar directamente a los usuarios por sus experiencias con un servicio en particular.

Puede ser la diferencia entre el éxito o el fracaso.

Cómo elegir el mejor programa CRM para tu empresa

A la hora de escoger una solución para tu empresa es muy tentador fijarte solo en las funcionalidades y el precio de una herramienta.

Por norma general, presuponemos que a mayor número de características y menor precio mejor será el programa.

Sin embargo, esta es la mejor receta para ir directos al desastre.

Como acabamos de ver, en primer lugar, es imprescindible conocer bien el proceso de venta de nuestra empresa (complejo o sencillo) y determinar nuestras necesidades para elegir el CRM con las funcionalidades que mayor valor nos van a aportar.

Una vez seleccionados los programas CRM que encajan según sus características en nuestro proceso de venta es hora de evaluar la usabilidad (facilidad de uso), el proceso de onboarding y obtener información sobre el servicio de atención al cliente para determinar qué sistema tiene mayores probabilidades de adopción.

Por último, determina el coste en función de los planes a contratar y el número de usuarios que vas a necesitar.

Hazlo teniendo en cuenta que pueden convivir diferentes usuarios en distintos planes y compara ese coste anual total con el coste que supondría desarrollar tu propio sistema CRM con software libre.

De esta forma podrás determinar con mayor exactitud cuál es el mejor programa CRM para tu empresa.