Lo más probable es que no aunque, ante esta pregunta, oigo casi siempre la misma respuesta: “Sí, claro… por supuesto, en mi empresa se aprovecha el flujo de información externo. Estamos suscritos a boletines, recibo correos electrónicos de mis comerciales y trabajadores sobre innovaciones, productos y precios de la competencia”. Algunos, los más valientes, incluso reconocen:
“recibimos las alertas informativas, hasta de Google alerts, y todos los días leo la prensa especializada al igual que mis equipos y compañeros reciben la información que necesitan y, si no, la buscan”.
Vamos, que ante estas respuestas casi siempre me quedo de piedra y contesto: «en fin, que dedicáis la mayor parte del tiempo de la jornada a leer y recoger información para estar al día…entonces ¿cómo hacéis para realizar el resto del trabajo?» Está claro que hay una falta de conciencia sobre lo que realmente se hace en las empresas. Ninguna organización que se precie dedicaría conscientemente el 80% del tiempo de sus empleados de oficina, o incluso de I+D, a buscar información. Es probable, sin embargo, que este porcentaje pueda llegar en casos extremos hasta el 25% y que no seamos conscientes de ello porque nunca hemos reflexionado sobre este asunto.
Y esto es lo que me llama la atención ¿Por qué no hacemos esta reflexión si es una tarea a la que dedicamos tanto tiempo? ¿Por qué esta falta de conciencia?
He llegado a la conclusión de que, la mayoría de las empresas, consideran que la información que pueden recoger de las distintas bases de datos y de Internet ha perdido validez para ellas y sus propósitos. Por eso, pocas organizaciones se plantean invertir en la recogida de información. La consideran de escaso valor y realmente desconocen qué información pueden llegar a conocer y ser de utilidad.
Como marca la ley de utilidad marginal… a mayor disponibilidad de un bien o servicio, menor valor nos aporta; por eso el oro es más valioso que el agua a pesar de que es incapaz de quitarnos la sed. Y es que toda la cantidad recogida de este mineral en el mundo cabría de sobra en 3 piscinas olímpicas, aunque seguiría sin evitar que muramos de sed. A la información le pasa lo mismo que al agua, que hay mucha pero sólo la utilizamos cuando nos entra sed. Por esta razón, y a pesar de toda lógica, las empresas no pueden dejar de recopilar información y dejar de dedicar recursos a ello. Lo resumiré con el siguiente supuesto.
Muchos empresarios piensan que es un derroche el gasto de 5.000€ al año, o incluso menos, en un sistema de vigilancia competitiva con un repositorio que supuestamente trae la misma información que consigue mi propio personal sin gastar un euro extra. Por tanto y por defecto están optando por emplear recursos dentro de la organización (personas, ordenadores, electricidad, alquileres, etc.) por valor de 70.000 € en dedicar el tiempo de los trabajadores en conseguir esta información que, además, considero superflua y que no vale para mucho. ¿Os dais cuenta de lo contradictorio de la situación?
Aquí hay algo que no encaja: no presto atención a ningún flujo de información externo porque no aporta nada de valor, pero sí empleo recursos internos para obtener dicha información. ¿Por qué es esto posible?, simplemente porque no tenemos en cuenta el coste de oportunidad La mayoría ni se han molestado en saber qué fuentes de información son de valor en su sector. Otros, están recibiendo información de estas fuentes porque un día fueron curiosos y se suscribieron a todo lo gratuito. Al final no leen absolutamente nada de lo que reciben por falta de tiempo y porque el 90% de lo que reciben no les aporta valor.
Tenemos un grave problema: recibimos información y no la usamos. Y es que la información es algo que convive con nosotros y a la que damos importancia sólo cuando no la tenemos o cuando sabemos que la tenemos pero no donde la hemos puesto. Seguro que sonará pensamiento de… “esto lo he leído yo antes en un correo o página que me enviaron pero donde lo habré puesto…pufff ¡ponte a buscarlo ahora!”.
Vamos, son muy pocas empresas las que realmente aprovechan el flujo de información o tienen muy claro cuál es el coste de no hacerlo, cómo resolver el problema y organizarse internamente para sacar el mayor provecho sin que ello les produzca dolor de cabeza.