Seguro que los que me seguís habitualmente en blog habéis leído esta expresión Factores críticos de Vigilancia en alguna ocasión. La mayoría habréis intuido a que me refiero al hablar de factores críticos de vigilancia. Hasta ahora nunca había escrito ningún artículo dedicado a ello. Pero es cierto que es uno de los elementos que mayor atención suscita entre mis clientes y que más valoran en nuestros trabajos.
De hecho no les falta razón al prestar toda su atención cuando hablamos de ellos en cualquier reunión. Es la mejor forma en la que pueden maximizar los resultados de la monitorización del entorno competitivo de su industria. Y de la calidad de estos depende en buena medida los resultados de cualquier proceso de vigilancia tecnológica.
Vayamos pues al grano. A la hora de determinar los factores críticos de vigilancia (FCV) es prioritario saber qué es un FCV. Para resumirlo de una forma clara, diremos que FCV es aquel que si cambia obliga a mi empresa a tomar una decisión de cambio o permanencia.
Ilustremos esto con un ejemplo muy sencillo. Si la electricidad supone el 40% de mis costes operativos, una variación por ligera que esta sea en el precio de compra de esta materia es vital para los intereses de mi empresa. Por el contrario si solo supone el 2% de mis costes operativos un aumento o disminución considerable de esta es totalmente irrelevante para nuestros intereses.
Por lo tanto un FCV será cualquier elemento que al sufrir una variación pequeña tendrá un efecto directo de gran importancia en la cuenta de resultados de mi negocio.
Una vez que tenemos este concepto claro debemos pensar en qué ámbitos existen FCV que afectan a mi empresa, de forma que podamos clasificar los FCV y establecer un cuadro de mando básico.
¿QUÉ ES UN FACTOR CRÍTICO DE VIGILANCIA?
Los FCV se suelen agrupar en ámbitos generales dependiendo de su naturaleza. En concreto podemos distinguir los siguientes ámbitos:
- Tecnología
- Mercado
- Legislación
- Evolución económica
- Factores demográficos sociales
- Otros…(aquellos particulares de una industria o empresa)
… y dentro de los diferentes ámbitos podemos seguir profundizando. Por ejemplo el de mercado se podría dividir en competidores, clientes, precios…etc…
Arriba hemos mencionado los ámbitos generales de los FCV para cada empresa y organización. Sin embargo el mapa de FCV son totalmente diferentes de una organización a otra y varían en función de la estrategia y las circunstancias de cada organización. Así tendremos FCV exactamente iguales entre empresas, otros FCV serán muy similares o comunes entre organizaciones y otros FCV que serán únicos para cada empresa.
No es fácil construir a priori y desde fuera unos FCV validos para todas las organizaciones
Veamos cómo puedo seleccionar mis factores críticos de vigilancia.
¿CÓMO ELEGIR MIS FACTORES CRÍTICOS DE VIGILANCIA?
Teniendo claro qué es el FCV y cómo ordenarlos para elaborar un cuadro de mando básico, veamos cómo escoger los FCV (y cómo no escogerlos). Una forma sencilla y rápida de elegir los FCV es utilizando la cadena de valor de tu organización y analizando los pasos estrechos en cada eslabón de la cadena.
Supongamos que gestionamos una fábrica de refrescos orgánicos 100% naturales cuyas ventas son en mi entorno geográfico.
Para establecer nuestros FCV en cada eslabón de la cadena, daremos los siguientes pasos respondiendo a estas preguntas:
- ¿Qué es realmente crítico para mí? Debemos detectar dentro de cada eslabón que elementos afectan directamente a los resultados y de qué manera lo hace. Pongamos todos los eslabones de la cadena de valor juntos:
- Abastecimiento: Al tratase de unos refrescos tan especiales deberíamos preguntarnos ¿existe suficiente materia prima para producir?¿se puede producir para todo el año? ¿Es el volumen de cultivo orgánico un FCV? La respuesta parece que sí. Tendremos que vigilar la producción orgánica y controlar el proceso.
- Producción: No parece que este sea un cuello de botella o factor limitante.
- Distribución: los productos orgánicos tienen una fecha de caducidad reducida. Así que vigilar la velocidad de entregas parece un punto importante.
- Marketing y ventas: ¿Quienes son mis competidores? ¿Cuáles son mis clientes?, ¿cuál es mi precio de venta? etc… Lo cierto es que vendo en tiendas gourmet y mi precio es superior al de refrescos azucarados. ¿Deberé plantearme si realmente Coca Cola es mi competidor o no?
- Servicio posventa: ¿Tengo miles de clientes o unos pocos? Si tengo unos pocos distribuidores no parece a priori un factor limitante.
- Desarrollo tecnológico: ¿Existen nuevos descubrimientos en componentes, formulaciones, sabores etc?… ¿pueden ser de gran importancia? ¿A quien pertenecen? ¿puedo adquirirlos? Establecer Factores críticos de vigilancia dentro de este eslabón parece importante.
- Legislación: ¿hay muchos cambios legislativos en el sector?¿existen barreras legales diferentes en cada país? Conocer los cambios legislativos es fundamental. Podría quedarme sin mercado o que este se multiplique por un cambio que prohíba el azúcar en los refrescos. Por lo tanto la legislación en temas alimentarios y refrescos será un Factor crítico de vigilancia.
- ¿Qué me importa de lo que es crítico para mí? Supongamos que hemos deducido que Coca Cola sí compite conmigo. ¿Qué quiero saber de esta empresa? ¿Me importa su cotización en la bolsa norteamericana? Es decir… ¿cuándo Coca Cola sube y baja en la bolsa de Nueva York tengo que tomar alguna decisión sobre mi producción, precios, etc.?
- ¿Es un factor estable o algo momentáneo? Es una pregunta que debemos responder, pues no merece la pena poner en vigilancia algo que no volverá a ocurrir. Es decir un factor crítico de vigilancia lo es porque se fija en elementos de ocurrencia frecuente o repetitiva
Respondiendo a estas tres preguntas, habremos escogido los FCV que formarán parte de nuestro cuadro de mando básico.
Una pequeña advertencia. Cuando estés eligiendo y definiendo tus factores críticos de vigilancia ¡No te obsesiones! Recuerdo una ocasión con un cliente en el que definimos hasta 245 factores y subfactores críticos de vigilancia para la dirección. Al final acabamos con una indigestión de datos importante, frustrados y perdidos. Un ámbito o área puede tener hasta siete FCV. Mantén las cosas simples y todo funcionara mejor.
¿PORQUÉ ES IMPORTANTE DEFINIR TUS FACTORES CRÍTICOS DE VIGILANCIA?
Si no tienes definidos tus FCV es probable que no detectes a tiempo problemas que puedes arreglar. Los FCV funcionan como indicadores adelantados. Una correcta definición de tus factores críticos de vigilancia te permite:
- Atender los elementos realmente importantes de tu negocio
- Estar centrado en los cambios relevantes
- Incidir en la correcta gestión de tu organización
- Reducir los tiempos de respuesta ante:
- Potenciales oportunidades
- Potenciales amenazas
Todos estamos comprobando como los planes estratégicos están dejando de ser útiles.
La planificación estratégica esta quedándose obsoleta. El entorno cambia demasiado rápido como para establecer planes quinquenales o a tres años.
Por qué vas a hacer tú lo mismo en tu empresa.
En definitiva una correcta definición y gestión de los Factores Críticos de Vigilancia te permite acompasar la planificación de la empresa a la situación real del mercado incluso en los niveles más operativos. Las ventajas por lo tanto son claras.
¿Tú qué opinas? ¿Ya tienes establecido tus factores críticos de vigilancia?