Muchas veces me preguntan, ¿cuales son las claves para mejorar los sistemas de información externa en una organización? Voy a compartir contigo, cinco puntos que yo utilizo en todos los proyectos de implantación que llevamos a cabo.
- Escoger los factores de vigilancia realmente críticos para la organización. Es decir, aquellos factores del entorno cuya variación influya directamente en la competitivad de la empresa.
- Escoger fuentes fiables. Es decir, aquellas fuentes más cercanas a quien es objeto de la información. Por ejemplo, si el INE elabora una información, será mejor acudir como fuente al propio INE frente a un medio que publique una nota relacionada.
- Escoger fuentes que se actualizan periódicamente. Se asegura así el estar continuadamente informado evitando posibles pérdidas de datos.
- Automatización de procesos, bien mediante software especializado o sistemas de alerta. De forma que se emplee el menor tiempo posible a la vez que se optimizan los resultados.
- Actualización del sistema. Es decir, revisar factores críticos, fuentes, herramientas, de forma periódica para mantener a la organización informada correctamente.
La realización continua de estos cinco pasos te permitirán disponer de mejor información y procesos mejor adaptados a tu organización. Para los que todavía no dispongáis de un sistema de recogida de la información externa, es un buen ejercicio considerar cada uno de los 5 pasos antes de intentar implantar uno.