Cuando quieres hacer frente a la sobrecarga de información es muy importante que tengas las cosas claras y que sepas muy bien a que te enfrentas.
Hoy día la profusión de contenidos y desarrollo de nuevas aplicaciones y productos es enorme.
Además este fenómeno se acelera cada vez más sin que puedas hacer nada.Pocos sectores permanecen libres de la amenaza porque estamos distraídos navegando en un mar de información que no nos conduce a nada.
Pero es que además el volumen de datos se multiplica cada 8 horas haciendo el problema más grave si no estás preparado. De alguna manera el océano de informaciones inconexas va creciendo pero nuestra capacidad de análisis se mantiene igual, a pesar de los esfuerzos que realizamos en las organizaciones.
Hacer frente a este problema se esta convirtiendo en un tema clave para cualquier organización pero no todas están preparadas.
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¿Estas realmente listo para hacer frente a la sobrecarga de información?
Me he encontrado muchas veces a clientes y personas que tenían muy claro que el problema que padecían en su organización era la sobrecarga de información.
Esta, simplemente te impide tomar decisiones contrastadas y generar la confianza y el conocimiento necesario en la organización para saber que estamos en la buena dirección. Sin embargo, a pesar de tener muy claro que el problema de su organización estaba en la sobrecarga de información, estas mismas personas y organizaciones no estaban preparadas para hacer frente con solvencia al exceso de información.
Esta situación es muy peligrosa para cualquier organización.
Los motivos para no estar preparados son múltiples pero el resultado siempre es el mismo, una gran frustración por no conseguir los resultados esperados y un avance lento y costoso.
Después de haber ayudado a muchas personas en los últimos años a poner en marcha sus sistemas de curación de contenidos e inteligencia competitiva, me he encontrado con una serie de señales que disparan todas las alarmas en mi radar. Y es que muchas veces una persona y organización quieren resolver el problema pero no están preparados mentalmente para implantarlos con garantías.
# Alarma nº 1: desconoces que necesitas saber
¿Y esto como puede ser? Si el problema está en que precisamente tengo demasiada información sobre todo lo que me interesa. Pues bien, aun así es muy normal que los análisis de información se hagan sobre datos e información disponible pero no sobre aquella requerida para nuestra organización.
[box border=»full»]Es tal el volumen de información del que disponemos que muchísimas organizaciones no se plantean si quiera que no tienen la información que realmente necesitan.[/box]
Como decía el Gato Risón en Alicia en el país de las maravillas: «si no sabes a donde quieres ir cualquier dirección es la correcta.» Lo mismo pasa con la información, sino sabes cual necesitas, cualquier información es correcta por qué no iras a ninguna parte. Parece una tontería pero si no te aseguras de tener la información que necesitas antes de analizarla estarás perdiendo el tiempo, dinero y oportunidades. Evidente, lógico, me dirás y aun así te pregunto
¿porque solo analizas la información que ya tienes y no la que es relevante?
# Alarma nº 2: no tienes claro quién necesita saber que, cuando y porque
Siento decirte que tienes que pensar en el usuario de la información como si fuera una audiencia de un medio de comunicación. Pregunta a los diferentes segmentos de esta audiencia que necesitan saber, cuando y los motivos por los que es importante esa información. Si no tienes claro esta parte te recomiendo que:
- Definas los target de tu audiencia: recuerda que esta no es homogénea habrá directores, tecnólogos, marketers, etc…
- Averigües lo que saben de los temas críticos: cada persona tiene un conocimiento sobre distintos asuntos más profundos o más ligeros según su área de especialización. Asegúrate de no perder el tiempo aportando información innecesaria
- Preguntes que quieren saber: esta parte te permitirá identificar que es importante para cada segmento.
- Obligues a que te digan que esperan ver: quieren los datos entregados en forma de gráficas, comentarios, tablas etc… esto ayuda a conocer como prefieren leer la información.
- Te enteres de para que van a usar la información: si esta va a ser empleada de verdad o solamente se desea esa información para saciar la curiosidad.
Vuelvo a lo que he dicho antes en este blog, lo que necesitas cuando haces frente a la sobrecarga de información, es tener la capacidad de analizar lo que está ocurriendo para tener consciencia de cómo evoluciona el entorno.
Sin esta capacidad no podrás pivotar para generar oportunidades para tu negocio ante los cambios que se dan todos los días.
# Alarma nº 3: cuáles son las preguntas más relevantes sin respuesta
Me encuentro muchas veces en mis clientes que todas las preguntas son igual de importantes de responder y esto no puede ser así. Hay prioridades y simplemente hay preguntas que necesitan respuesta frente a otras.
Es muy común que cuando empezamos a enfrentarnos a la sobrecarga de información no hayamos priorizado por importancia las preguntas a responder. Tenemos que considerar, cuáles son nuestras preguntas claves a responder para de alguna manera empezar a establecer un criterio de urgencia informativa.
Sin esto, claro, es más que probable que todo sea igual de relevante y los esfuerzos queden diluidos. Vamos que no podrás evitar el exceso de información.
[box border=»full»]Priorizar, estableciendo rangos de importancia a las preguntas claves es vital para salvar la sobre carga de información.[/box]
# Alarma nº 4: Crees que la tecnología es la solución a todos tus problemas
El bigdata o el análisis de grandes volúmenes de datos solo es posible para el que sabe y cuenta con grandes presupuestos de IT. Esto no es cierto del todo. Es una de las asunciones más falsas que conozco.
[box border=»full»]La tecnología no garantiza absolutamente nada en relación a la sobrecarga de información. Es más, como no tengas cuidado la puede empeorar.[/box]
Es necesario deshacerse de este prejuicio. La tecnología es un facilitador y como tal debe estar a nuestro servicio. No al revés. Cada empresa puede adaptarse al nivel que necesite. No hace falta complejos desarrollos o una infraestructura de IT costosísima para hacer frente a la sobrecarga de información. Se puede ir abordando por partes. Además cada vez es más sencillo apoyarse y aprender herramientas que nos facilitan esta labor. Pero son siempre las personas las que están detrás. No lo olvides
Se sincero y haz tu prueba del algodón
Es muy importante no tener encendida la alarma para ninguno de estos 4 micro parámetros. Si cualquiera de ellos esta activado te garantizo que vas a tener problemas para erradicar la sobrecarga de información. Pregúntate y responde muy sinceramente:
- ¿Desconoces que necesitas saber? si/no
- ¿Tienes claro quién necesita saber que cuando y por que? si/no
- ¿Cuál es la pregunta más relevante sin respuesta? si/no
- ¿Crees que la tecnología es la solución a todos tus problemas? si/no
Tranquilo, si has dado positivo en alguno o todos los parámetros solo debes trabajar los aspectos particulares para estar preparado.
[unordered_list style=»tick»]- Si desconoces que necesitas saber, solo pregunta que quieres saber en relación a los temas que te preocupan a ti o tu equipo y si la información está o no disponible.
- Si no tienes claro quién necesita saber que, cuando y porque: piensa en cuál es tu audiencia y que querrían ver si tú fueras el editor de un informativo de televisión. Pregunta e investiga como parte de un proceso de auditoría interna.
- Si no sabes cuál es la pregunta más relevante: piensa en los datos clave que te gustaría conocer, en los factores críticos de vigilancia para estar al día de los cambios de tu entorno y como esto afecta a tu organización.
- Si crees que la tecnología es la solución a todos tus problemas de sobrecarga de información: mentalízate para saber que solo es un facilitador. Céntrate en las personas. De nada te vale tener el coche más rápido si tu equipo no sabe o no quiere conducirlo.
En fin, los datos y las informaciones recogidas y analizadas, deben ayudar a clarificar los temas que consideramos relevantes para la organización, siempre hay un proceso de ajuste pero este no debe durar más de seis meses.
Si no es así es por se te ha pasado alguna de estas cuatro señales de alarma.
Te invito a compartir conmigo los resultados de tu prueba. ¿Estás preparado para hacer frente a la sobrecarga de información?