Muchas veces hemos mencionado el concepto de vigilancia tecnológica en este blog. Creo que es más importante, que os explique cuáles son los puntos clave de un proceso de vigilancia tecnológica que entrar a definir el concepto.
PRINCIPALES PILARES Y FUNDAMENTOS DE LA VIGILANCIA TECNOLOGICA
Palabras clave, el pirmer pilar de la vigilancia tecnologica
Aquí empieza todo. Sin palabras clave nunca podremos hacer vigilancia. Esto ya lo puedes grabar en tu cabeza. Definir y redefinir continuamente estas es básico. De ellas van a depender después la calidad de información obtenida y la calidad de las fuentes que vigilemos. Es imprescindible seleccionar correctamente las palabras clave y para ello te recomiendo que os juntéis varias personas de la organización para establecer una lista preliminar de palabras y conceptos.
Después habrá que comprobar los resultados obtenidos con la selección de palabras y descartar aquellas que no tengan sentido e incorporar nuevas. Para esto último lo mejor es realizar una búsqueda horizontal para ver qué resultados obtenemos por cada palabra clave.
Sino sabes por donde empezar te recomiendo que cojas una palabra clave y uses la rueda mágica de Google para sugerirte nuevas palabras o bien introducir tu palabra clave y ver que terminaciones te ofrece Google.
Si hemos seleccionado correctamente nuestras palabras clave, lo siguiente será identificar fuentes relevantes. Muchas de ellas, ya las conoces porque son las de toda la vida del sector. Sin embargo otras muchas tendrás que buscarlas en incorporarlas en función de los intereses de la organización.
Hablando del campo tecnológico son indispensables fuentes como wipo o espacenet totalmente gratuitas, donde puedes sacar todas las patentes publicadas en el mundo. Otras como Scopus o web of knowledge son de pago y deberás estar suscrito a ellas para obtener informaciones de estas bases de datos.
Nosotros siempre aconsejamos a nuestros clientes que elabore una recopilación de todas las fuentes que conocen y a las que tienen acceso en un Excel donde luego vamos a ir introduciendo nuevas fuentes que localicemos a través de buscadores como Google o que iremos descubriendo en el tiempo. Después debemos tener claro que fuentes nos faltan para tener una comprensión completa de la realidad que nos rodea. Con este trabajo debemos ser capaces de quedarnos con el 20% de las fuentes que nos generan el 80% de la información relevante. Esto es muy importante porque después vamos a tener que vigilar estas fuentes y te aseguro que si son más de 20 el trabajo diario para mantener la vigilancia es más que arduo sino eres capaz de organizar y automatizar el proceso.
Diseño del Proceso de Vigilancia Tecnologica: debe ser un proceso Sistemático y sencillo de implantar
Si queremos contar con un sistema que funcione es necesario tener claro cuáles van a ser los pasos de: recogida, análisis de información y quienes tienen que recibir los resultados. Nosotros, solo para nuestra actividad, tenemos vigiladas más de 370 fuentes que nos generan una media de 7 alertas diarias. El tiempo que dedicamos a esta tarea es solo media hora diaria y conocemos a la perfección que está haciendo nuestra competencia y clientes. Nuestro proceso de vigilancia tecnológica está diseñado y optimizado para nuestras necesidades.
La solución: Herramientas y Software automatizable y escalable
Generalmente la mayoría de mis clientes se asustan al pensar en el cómo y cuanto les puede costar implantar un verdadero sistema de vigilancia tecnológica adecuado a sus necesidades. Siempre digo lo mismo… todo depende de los resultados que busques y de los resultados que necesites obtener.
Puedes crear el proceso tu mismo, si sabes lo que estás haciendo, algo que no recomiendo a menos que ya seas un experto o cuentes con conocimientos derivados de un curso o estés asistido por el apoyo de un experto. Esta opción está bien para organizaciones pequeñas que no tienen mucho presupuesto o que están buscando aumentar su productividad.
También tienes la opción de implantar un proceso semiautomático o bien optar por un proceso automatizado en función de las horas a las que estés destinando a esta labor. Utilizando las plataformas que existen en el mercado y que pueden resolver perfectamente el problema de la información al procesar, capturar y categorizar la información bajo criterios previamente establecidos. Esto es muy recomendable para organizaciones medias y grandes que están buscando gestionar correctamente el conocimiento externo y que necesitan manejar grandes volúmenes de información de forma rápida y a bajo coste. Generalmente en estas organizaciones están suscritos a Bases de Datos de pago que infrautilizan.
Finalmente puedes optar por una subcontratación o outsourcing que te permitan obtener los resultados de contar con una plataforma o sistema de vigiliancia tecnológica pero sin necesidad de invertir tanto dinero. En este campo están apareciendo servicios online que te permiten utilizar sus plataformas para realizar tus vigilancias, lo único que tienes que hacer es facilitar tus fuentes de consulta y después recibir las informaciones de manera automática via alertas o consultar las mismas en un repositorio online de informaciones. En este caso no debes preocuparte de nada relacionado con mantenimientos ni diseño del sistema. La única pega es que dependes de un tercero pero reduces mucho los costes de inversión.
Personas
Como en todo todavía no existe la maquina que sustituya a las persona. Toda avión necesita su piloto y todo sistema de vigilancia tecnológica necesita de un supervisor humano que analice, evalué y reconfigure el sistema. Sino todo lo que hagamos carecerá de valor pues los resultados obtenidos deben llevarnos a mejorar y ajustar los sistemas y enfocarlos allí donde sea más interesante en cada momento.
La función de la vigilancia tecnológica es ayudar a separar el grano de la paja para facilitar el análisis de informaciones relevantes que permitan conocer que ocurre fuera de nuestra organización.
Ahora gracias a internet este proceso es automatizable y asequible a cualquier bolsillo. Existen programas que permiten llevar la labor de monitoreo de forma automatizada reduciendo los costes de la organización al enviar a cada persona la información que necesita sin necesidad de destinar tiempo a la búsqueda.
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Quisiera saber en donde nace el concepto de vigilancia estratégica, su historia. muchas gracias.
Hola Claudia,
El concepto de vigilancia estratégica viene derivado del concepto de vigilancia tecnológica. Si nos remontamos a su origen, no es hasta finales de la década de los 70´s del siglo XX, cuando empieza a extenderse este concepto. Formalmente la disciplina también es llamada inteligencia competitiva. Si bien, para ser específicos es necesario aclarar que la vigilancia estrategia supone siempre una actitud de observar y recoger información frente a la inteligencia competitiva que procura ademas sacar conclusiones y facilitar decisiones con la información observada.
Si quieres profundizar más sobre el tema, puedes leer esta libro sobre la materia: Modelos de vigilancia tecnólogica En el primer capítulo aparecen algunas referencias sobre el concepto y cuando empezó a utilizarse.
Mil gracias por su colaboración, esta información la necesito para un trabajo ha realizar sobre vigilancia estratégica en unidades de información.
Claudia Restrepo
Estudiante de Bibliotecología Universidad de Antioquia.
Colombia Medellin