Hasta la fecha el papel del documentalista en la organización se ha limitando a la labor de búsqueda de información y almacenamiento de la misma con el objetivo de asistir a las necesidades puntuales de información que surgen en las organizaciones.

Conforme aumenta la producción y el ritmo de publicaciones de todo tipo empezamos a notar que no es suficiente con la labor de búsqueda, sino que es necesario dirigir la información correcta a la gente precisa en el volumen adecuado dentro de las organizaciones.

A la vez la difusión y comunicación de los contenidos identificados se esta volviendo mucho más necesaria. Esta necesidad ha contribuido al auge de de las redes sociales. Una indudable herramienta de comunicación pero del todo insuficiente para resolver el tratamiento y recuperación del flujo de informaciones que necesita una organización. Y es que la principal pega de las redes sociales esta en la imposibilidad de clasificar y recuperar la información de interés.

Al margen de todo esto, hoy son pocas las organizaciones que tienen un proceso de gestión del conocimiento correctamente diseñado, mantenido y gestionado. Algunas organizaciones cuentan con sistemas de conocimiento externo e interno como son el CRM, ERP´s y los sistemas de vigilancia estratégica pero siguen adoleciendo de falta de resultados y es que en estos años el control de la información es mas complejo y la mayoría siguen sin contar con el apoyo del documentalista o de alguien que haga sus funciones.

LA LABOR DEL DOCUMENTALISTA AL DESCUBIERTO

Cada día se hace más evidente que la función del documentalista esta íntimamente relacionada con la productividad de la organización, la innovación y por lo tanto de la capacidad de crear nuevos activos para la empresa. El documentalista por tanto esta llamado a convertirse en una pieza clave en las organizaciones.

Pero ¿por que? A mi modo de ver el mundo, es obvio que cada vez resulta más difícil generar nuevo conocimiento y convertirlo en un activo para la organización. Al margen de diseñar mantener y gestionar los sistemas de conocimiento interno y externo, el documentalista será la pieza clave para aumentar la productividad y sostener el proceso creativo de la innovación, ya que este actúa de filtro y llenando los gap´s de conocimiento de los distintos departamentos. De su acierto dependerá el trafico de informaciones, la materia prima del conocimiento. Lo que en definitiva se denomina el flujo de información creativo. Si estamos de acuerdo en que cuando dos personas comparten una idea cada una, ambas personas se van con dos ideas o más ideas, imagina lo que ocurre cuando se transmiten varias ideas y conceptos a muchas personas a la vez…

Por eso el documentalista al investigar, buscar, almacenar, comunicar y recuperar información pasa a ser el responsable y líder de las siguientes tareas de forma involuntaria:

facilitar el conocimiento del entorno
identificar nuevas tendencias y patrones en el mercado
alimentar el proceso creativo de la organización
estimular la innovación aplicada
crear equipos de seguimiento y desarrollo de nuevas ideas
traer nuevo conocimiento y fijar el existente en la organización
difundir y comunicar el conocimiento generado

Tareas que hoy por hoy son claves!