Como elegir el mejor sistema de vigilancia e inteligencia competitiva

Seleccionar una herramienta de vigilancia e inteligencia competitiva para una empresa suele ser un proceso complicado y difícil. Generalmente la falta de información sobre estas herramientas y el miedo a equivocarnos, hace que esta sea una decisión que se dilata en el tiempo e incluso que se posponga para siempre.

Es normal tener dudas. Adquirir una solución de estas características no es algo que se haga todos los días y desde luego no son como los sistemas para la Inteligencia Empresarial o Business Intelligence que llevan ya un par de décadas implantados en las organizaciones y por lo tanto cuentan con la ventaja de ser conocidos por muchos gerentes, directores y empleados de múltiples empresas.

Así tenemos dos barreras importantes que suelen frenar la implantación de estas aplicaciones:

El miedo a seleccionar una herramientas de vigilancia e inteligencia competitiva equivocada
La falta de experiencia y conocimiento sobre el uso y utilidad de estas herramientas

A pesar de esos inconvenientes es bueno sobreponerse a la ansiedad que genera esta situación y comprender que si realmente tenemos mucho que ganar y poco que perder.

Contenidos

1 Ningún sistema de vigilancia e inteligencia competitiva es perfecto
- 1.1 Pregúntate… ¿Necesito gestionar la información externa?
- 1.2 Reflexiona acerca de que es lo más adecuado para ti:
2 Que debes exigir a tu proveedor de una herramienta de vigilancia e inteligencia competitiva
3 Recapitulando…para trabajar mejor con tu proveedor exige:

Ningún sistema de vigilancia e inteligencia competitiva es perfecto

Esto es cierto por mucho que te digan lo contrario. Ningún sistema de información es perfecto. O por lo menos yo no lo conozco. No importa si se trata de la última o más sofisticada plataforma de vigilancia o inteligencia competitiva, destinada a gestionar la información externa o por el contrario se trata de un sistema de inteligencia empresarial para gestionar la información interna.

Ninguno, no importa el coste, sera perfecto. Será suficiente con que haga lo que tiene que hacer el 90% del tiempo.

Lo que si te puedo decir es que una plataforma de vigilancia e inteligencia competitiva esta preparada para recuperar la información externa para tu empresa, de una forma rápida y eficiente. Y que estas son muy útiles para gestionar y analizar información que de otra forma se nos escaparía.

Por eso y antes de nada…

Pregúntate… ¿Necesito gestionar la información externa?

Antes de responder a la ligera, ten en cuenta que una plataforma de vigilancia e inteligencia competitiva para la información externa es útil y necesaria si:

Te sientes desbordado por el exceso de información pero ignoras como tratarla o de que forma gestionarla
Buscas un proceso automatizado que permita recuperar, almacenar y gestionar información externa
Anhelas responder a preguntas tales como que esta ocurriendo con la competencia/clientes/tecnología
Hechas en falta visión y claridad sobre tu entorno empresarial
Sabes que la información externa es critica para tu empresa y quieres gestionarla correctamente
Quieres empezar gestionar la información de tu entorno para no perder tiempo y dinero

Dicho esto, si te sientes identificado con alguno o varios de los puntos anteriores, lo que nos queda es ser sinceros con nosotros mismos y pensar que puede ser lo más adecuado para tu organización .

Reflexiona acerca de que es lo más adecuado para ti:

Esta claro que no hay dos empresas iguales. Por eso es importante que tengas en cuenta una serie de puntos que debes resolver antes de decidirte por una solución.

Implantación vs Servicio: las plataformas de vigilancia e inteligencia competitiva permiten recuperar cientos y miles de Items informativos diarios de múltiples fuentes diferentes a la vez que los clasifica y categoriza. Conozco multitud de empresas y organizaciones que han decido implantar una plataforma sin tener en cuenta el volumen de información a manejar o la infraestructura de personal necesaria para su mantenimiento. Es importante saber que una plataforma implantada en tu organización, solo es rentable si recupera y clasifica la información de forma intensiva. Para eso hace falta que haya un gran volumen de información a recuperar y filtrar en tu entorno. Es mejor optar por un servicio si el volumen de informaciones no es grande. Esto es así porque vas a necesitar cierta estructura de personal e infraestructura de software/hardware en caso que decidas hacer una implantación.
Software libre vs Licencia: la mayoría de las plataformas funcionan bajo licencia. Esto tiene el inconvenientemente de exigir un pago por el uso del software que debe considerarse como un coste extra a cualquier implantación.
Solución a medida vs Estándar: esta claro que cualquier solución a medida se va a adaptar mucho mejor a tus necesidades que cualquier estándar que te pueda proporcionar la industria. Aquí debes decidir que prefieres, gastar algo más de dinero pero tener una máquina perfectamente adaptada a tus necesidades o bien utilizar el estándar porque es suficiente para ti.

Como ves estas son decisiones que debes considerar antes de plantearte una solución definitiva.

Que debes exigir a tu proveedor de una herramienta de vigilancia e inteligencia competitiva

Una vez que tienes claro que es lo que más te conviene a ti y a tu empresa, es momento de conocer los requisitos mínimos que debes exigir para disponer de una buena solución:

Requisito #-1: Soluciones escalables y flexibles de tu proveedor:

Busca un proveedor que pueda ofrecerte:

Varias soluciones que incluyan también desarrollos a medida
Soluciones que sean escalables te permitirán evolucionar de estadios muy básicos al más complicado sin traumas.

Suele ser buenas señales del proveedor:

Que disponga de varias soluciones de vigilancia e inteligencia competitiva basadas en software libre y/o de pago por licencias
Que ofrezca igualmente implantaciones de la herramienta en tus servidores o en sus servidores (es lo que se llama la nube)
Que de la posibilidad de empezar con un servicio más pequeño e ir evolucionando conforme lo hagan tus necesidades.

Todo esto, te demostrará que el proveedor tiene experiencia implantando distintas soluciones, es flexible y puede acompañarte en el desarrollo de tus necesidades conforme vayan creciendo, aportándote escalabilidad.

Requisito #-2: Exige independencia del desarrollador o implantador del sistema:

Este punto es francamente importante. Busca un proveedor que te permita ser independiente para:

Poder cambiar de solución sino estas contento
Tener la opción de realizar casi el 100% de las tareas que exige una plataforma

Ganarás en tranquilidad al saber que puedes cambiar a otro proveedor sin problemas y obtendrás mayor satisfacción de la solución de vigilancia e inteligencia competitiva adoptada si eres capaz de realizar la mayoría de las tareas (introducir categorías, palabras claves, borrar informaciones, compartirlas, generar alertas, etc…) tu solo, si así lo quieres.

Requisito #-3: Tener una plataforma usable desde el punto de vista del usuario y del administrador:

Disponer de un interfaz de usuario y de administrador intuitivo y sencillo de navegar es importante de cara a facilitar el uso de la herramienta. Cuanto más sencillo sea navegar por la plataforma de vigilancia e inteligencia competitiva, mejor para todos.

Requisito #-4: Que te ofrezcan la opción de darte solo el servicio de vigilancia e inteligencia competitiva como alternativa a la implantación:

Generalmente el proveedor que ofrece esta opción te da dos ventajas:

Puedes confiar en que su herramienta esa bien desarrollada
Te evita pasar por el trance de una implantación obteniendo solo lo mejor de la experiencia

Los resultados son siempre más inmediatos a través de un servicio de vigilancia e inteligencia competitiva. No hay que esperar a realizar toda la implantación y evitas costes de estructura.

Requisito #-5: Un servicio de mantenimiento para las tareas técnicas y rutinarias

No quieres dedicar tu tiempo a labores de mantenimiento de software o fuentes de información programadas. Quieres solo disfrutar de la información y de los resultados de tu plataforma de vigilancia e inteligencia competitiva.

Para ello cierra un coste anual por el servicio de mantenimiento de la plataforma que incluya:

Licencias si es el caso
Mantenimiento preventivo
Mantenimiento adaptativo
Administración de la herramienta

Es aconsejable dejar esto cerrado para que disfrutes únicamente del servicio que te presta el sistema y no pierdas el tiempo en la parte administrativa.

Recapitulando…para trabajar mejor con tu proveedor exige:

Poder trabajar sin depender de nadie, dejándole las tareas de administrador si fuera necesario.
Que él se encargue de las todas las tareas de mantenimiento de la plataforma sin que tu tengas que perder el tiempo con esas cosas
Que te aclare los costes por horas de posibles desarrollos adicionales como la programación de nuevas/viejas fuentes y el desarrollo de nuevas funcionalidades. Esto, siempre antes de empezar el proyecto. Una plataforma de vigilancia e inteligencia competitiva es un ser vivo que evoluciona contigo.
Formación en el uso y manejo de la plataforma para ser lo mas independiente posible y trabajar solo.
Que te ofrezca la alternativa de contratar solo el servicio.

En cualquier caso pide siempre por separado que te especifiquen los costes de implantación por un lado y por otro el coste de mantenimiento, módulos extra y programaciones. Además si necesitas del desarrollador para incorporar fuentes programadas o del estándar RSS pide un paquete de precios antes de hacer nada.

Es probable que llegado a este punto sientas aún mayor confusión sobre que sistema de vigilancia e inteligencia competitiva adoptar.

Si tienes cualquier duda plantéala en el hilo de comentarios o ponte en contacto conmigo a través del e-mail admin@papelesdeinteligencia.com.